تتبع أعمال التفتيش نمطًا محبطًا. تلاحظ شيئًا ما في الميدان. تدون ملاحظات. تلتقط صورًا. ثم تعود إلى المكتب وتكتب كل شيء مرة أخرى — غالبًا بعد ساعات أو أيام، عندما تكون التفاصيل قد تلاشت وتضطر إلى إعادة بناءها من ذاكرتك.
مشكلة الإدخال المزدوج هذه ليست مزعجة فحسب، بل هي مشكلة خطيرة.
إنه يضيع الوقت، ويؤدي إلى حدوث أخطاء، ويبعد المفتشين المهرة عن العمل الذي يهم بالفعل. يواجه مفتشو الحرائق وموظفو إنفاذ القوانين وطواقم خدمات الطوارئ الطبية والشرطة نفس عبء التوثيق: لا يكفي تسجيل المعلومات مرة واحدة، لأن أنظمتهم تتطلب إدخالها مرتين.
تغير تقنية One-Shot Reporting هذه المعادلة تمامًا، وهي الطريقة التي تتبعها الوكالات ذات الرؤية المستقبلية لتقليل الأعمال الورقية على جميع المستويات.
تقوم ميزة One-Shot Reporting بتسجيل كل شيء — الصوت والصور والسياق — في خطوة واحدة، ثم تقوم تلقائيًا بإنشاء مسودة تقرير منظم دون الحاجة إلى إعادة الإدخال يدويًا.
المفهوم بسيط: بدلاً من تدوين الملاحظات التي ستقوم بنسخها لاحقًا، يمكنك التحدث بصوت عالٍ عن ملاحظاتك أثناء التوثيق البصري. يقوم الذكاء الاصطناعي بمعالجة الصوت جنبًا إلى جنب مع أي صور تم التقاطها، وفهم السياق، وإنتاج تقرير منسق يلبي متطلبات وكالتك.
تلتقط الصورة مرة واحدة. والنظام يقوم بالباقي. لا حاجة لإعادة الكتابة. لا حاجة لإعادة البناء من الذاكرة. لا حاجة لقضاء الأمسيات في كتابة ما رأيته في الصباح.
بالنسبة للمفتشين الذين أمضوا حياتهم المهنية في إجراء عمليات الإدخال المزدوج، يبدو هذا الأمر بسيطًا للغاية. لكن التكنولوجيا قد نضجت إلى درجة أن أتمتة تحويل الصوت إلى تقرير أصبحت تعمل بالفعل، مع دقة نسخ تصل إلى 90-95٪ والقدرة على تنظيم المخرجات وفقًا لتنسيقات امتثال محددة.
يقضي المفتشون عادةً 30-50٪ من ساعات عملهم في إعداد الوثائق بدلاً من القيام بأعمال التفتيش الفعلية، ويتمثل معظم هذا الوقت في إدخال بيانات زائدة عن الحاجة.
فكر فيما يحدث في عملية تفتيش حريق نموذجية. يتجول المفتش في المنشأة، ويتفقد طفايات الحريق وأنظمة الرش والإنذار ومخارج الطوارئ. ويقوم بتدوين ملاحظاته على لوح أو جهاز لوحي. ويقوم بتصوير أوجه القصور. ويضع علامات على قائمة مراجعة.
ثم يعودون إلى المكتب ويدخلون جميع هذه المعلومات في نظام إعداد التقارير. ويستشهدون بملاحظاتهم لكتابة الأقسام السردية. ويقومون بتحميل الصور ووضع علامات عليها. ويقومون بتنسيق المستند لضمان الامتثال. وتستغرق المهمة التي استغرقت ساعتين في الميدان ساعة أخرى أو أكثر في المكتب.
يتكرر هذا النمط في جميع القطاعات. يقوم طاقم خدمات الطوارئ الطبية بتوثيق حالات المرضى مرتين: مرة في الميدان ومرة في نظام PCR. يقوم ضباط الشرطة بسرد محتوى كاميرات الجسم، ثم يكتبون تقارير تغطي نفس الأحداث. يقوم ضباط إنفاذ القانون بتصوير المخالفات، ثم يصفونها كتابةً.
التكرار مدمج في العملية. أتمتة التقارير من خلال One-Shot Reporting تقضي عليه.
يقوم الذكاء الاصطناعي بنسخ الملاحظات المنطوقة في الوقت الفعلي، وتحديد التفاصيل ذات الصلة، وتنظيمها في تنسيقات تقارير متوافقة — كل ذلك قبل مغادرتك الموقع.
تجمع هذه التقنية بين عدة إمكانيات لم تصبح موثوقة بما يكفي للاستخدام المهني إلا مؤخرًا. تعمل تقنية التعرف على الكلام على تحويل الصوت إلى نص بدقة عالية حتى في البيئات الصاخبة. تعمل معالجة اللغة الطبيعية على تحديد المعلومات التي تنتمي إلى أقسام التقرير المختلفة. تضمن أنظمة القوالب مطابقة المخرجات لمتطلبات NFPA أو NEMSIS أو غيرها من متطلبات الامتثال.
أثناء تجوله في المنشأة، يذكر المفتش ملاحظاته ويصنفها شفهيًا باستخدام عباراته المفتاحية الخاصة — "علامة، طفاية الحريق في الرواق B تحتاج إلى صيانة، بطاقة انتهاء الصلاحية بتاريخ مارس 2024" — ويقوم النظام بتسجيل هذه العبارة، ويصنفها على أنها نتيجة مهمة، ويضعها في القسم المناسب من التقرير النهائي.
يتم ربط الصور الملتقطة أثناء التفتيش تلقائيًا بالملاحظات ذات الصلة. ويوفر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) والطوابع الزمنية إمكانية التحقق. والنتيجة هي تقارير السلامة العامة الجاهزة للتدقيق قبل أن يصل المفتش إلى سيارته.
يمكن أن تستفيد أي عملية تفتيش تتطلب حاليًا تدوين ملاحظات ميدانية تليها وثائق مكتبية، بما في ذلك مفتشو البناء والأعمال والمفتشون الميدانيون المتخصصون مثل السلامة من الحرائق، وإنفاذ القوانين، وخدمات الطوارئ الطبية، وعمليات الشرطة.
الذكاء الاصطناعي مناسب تمامًا لإدارات الإطفاء.
يمكن للفنيين الذين يتفقدون أجهزة الإنذار والرشاشات وطفايات الحريق وأنظمة إخماد الحرائق سرد النتائج أثناء قيامهم بذلك. يتولى الذكاء الاصطناعي تنسيق وتتبع الامتثال لمعايير NFPA. يمكن البدء في إعداد العروض على الفور بدلاً من انتظار وصول الأوراق إلى المكتب. إذا كنت بحاجة إلى تضمين صور في تقريرك، فقم بوصف "اللحظة" ثم التقط لقطة شاشة، وابحث عنها ثم أدخلها في المكان المطلوب في تقريرك.
يواجه موظفو إنفاذ القانون متطلبات مماثلة فيما يتعلق بالوثائق. فالمخالفات تحتاج إلى صور فوتوغرافية ووصف وتقارير مناسبة. ويقوم نظام One-Shot Reporting بتسجيل هذه العناصر الثلاثة في زيارة واحدة للموقع، مع تجهيز التقارير للمالكين في نفس اليوم بدلاً من الانتظار لعدة أيام أو أسابيع.
يمكن لمقدمي خدمات الطوارئ الطبية (EMS) سرد أنشطة رعاية المرضى أثناء المكالمات، مما ينتج عنه توثيق PCR يتوافق مع معايير NEMSIS دون الحاجة إلى الكتابة بعد المكالمة. يمكن لضباط الشرطة السماح للقطات كاميرا الجسم بتوليد التقارير من خلال تحليل كاميرا الجسم بالذكاء الاصطناعي، مع إضافة الملاحظات الشفوية التي تصبح وثائق قابلة للبحث.
القاسم المشترك هو القضاء على الفجوة بين الملاحظة والتوثيق.
تشير الوكالات إلى انخفاض بنسبة 40-50٪ في إجمالي وقت التوثيق، حيث ينتهي بعض المفتشين من إعداد التقارير قبل مغادرة موقع التفتيش تمامًا.
تعتمد الحسابات على العمليات الحالية. قد يستعيد المفتش الذي يقضي ساعتين يوميًا في الأعمال الورقية ساعة واحدة من خلال الأتمتة. قد تحقق الوكالة التي لديها متطلبات امتثال صارمة مكاسب أكبر لأن التنسيق وتخصيص الأقسام يتمان تلقائيًا.
لكن توفير الوقت ليس سوى جزء من القيمة. تعكس التقارير التي يتم إعدادها في الموقع ما لاحظه المفتشون فعليًا، وليس ما يتذكرونه بعد ساعات. تتحسن الدقة. يتحسن الاتساق. ترتفع جودة التوثيق حتى مع انخفاض الوقت المستثمر.
بالنسبة للوكالات التي تعاني من نقص في الموظفين - وهو ما ينطبق على معظم إدارات الإطفاء والشرطة اليوم - فإن استعادة ساعات عمل المفتشين من خلال أتمتة التوثيق يعني إجراء المزيد من عمليات التفتيش باستخدام الموظفين الحاليين. إنه حل فعال من حيث التكلفة للسلامة العامة ويحقق نتائج فورية.
التنفيذ بسيط: تلتقط الكاميرات والأجهزة الموجودة الصوت، وتقوم الذكاء الاصطناعي بمعالجة المحتوى، وتظهر مسودات التقارير في سير عملك في غضون دقائق.
تتكامل هذه التكنولوجيا مع المعدات التي تمتلكها الوكالات بالفعل.
تقوم كاميرات الجسم وكاميرات لوحة القيادة والأجهزة المحمولة بتسجيل الصوت الذي يستخدم في إنشاء التقارير. لا حاجة لشراء أجهزة جديدة أو إجراء عمليات تثبيت معقدة أو تعطيل العمليات الحالية.
عادة ما تبدأ الوكالات ببرنامج تجريبي — حيث يقوم عدد قليل من المفتشين بتجربة النظام في عمليات تفتيش حقيقية بينما يواصل زملاؤهم العمل بالطرق التقليدية. النتائج تتحدث عن نفسها: إنجاز التقارير بشكل أسرع، وتحسين الدقة، وتمكين المفتشين من التركيز على المهام التي تم تعيينهم من أجلها.
هل أنت مستعد للتخلص من الإدخال المزدوج من سير عمل الفحص؟ اطلب عرضًا توضيحيًا وشاهد One-Shot Reporting أثناء العمل.
