Denetim çalışmaları sinir bozucu bir döngü izler. Sahada bir şey gözlemler, notlar alır, fotoğraflar çekersiniz. Sonra ofise dönüp her şeyi yeniden yazarsınız — genellikle saatler veya günler sonra, ayrıntılar hafızanızdan silinmiş ve hafızanızdan yeniden oluşturmaya çalışırken.
Bu çift giriş sorunu sadece can sıkıcı değil, aynı zamanda ciddi bir sorundur.
Zaman kaybına neden olur, hatalara yol açar ve yetenekli denetçileri asıl önemli olan işlerinden uzaklaştırır. Yangın denetçileri, kanun uygulama görevlileri, acil sağlık ekipleri ve polisler aynı belge yüküyle karşı karşıyadır: bilgileri bir kez girmek yeterli değildir, çünkü sistemleri bu bilgilerin iki kez girilmesini gerektirir.
One-Shot Reporting bu denklemi tamamen değiştiriyor ve ileri görüşlü ajanslar bu sayede genel olarak evrak işlerini azaltıyor.
One-Shot Reporting, ses, fotoğraf ve bağlam gibi her şeyi tek seferde yakalar ve ardından manuel olarak yeniden girmeye gerek kalmadan otomatik olarak yapılandırılmış bir taslak rapor oluşturur.
Konsept oldukça basit: daha sonra yazıya dökmek üzere notlar almak yerine, gözlemlerinizi sesli olarak dile getirirken görsel olarak da belgelersiniz. Yapay zeka, ses kaydını çekilen görüntülerle birlikte işler, bağlamı anlar ve kurumunuzun gereksinimlerini karşılayan biçimlendirilmiş bir rapor oluşturur.
Bir kez yakalarsınız. Gerisini sistem halleder. Yeniden yazmaya gerek yok. Hafızanızdan yeniden oluşturmaya gerek yok. Sabah gördüklerinizi yazmak için akşamlarınızı harcamaya gerek yok.
Kariyerlerini çift giriş yaparak geçirmiş denetçiler için bu neredeyse çok basit görünebilir. Ancak teknoloji, ses-rapor otomasyonunun gerçekten işe yaradığı bir noktaya geldi: %90-95 transkripsiyon doğruluğu ve belirli uyumluluk formatlarına göre çıktıları yapılandırma yeteneği.
Denetçiler genellikle çalışma saatlerinin %30-50'sini gerçek denetim işinden ziyade belgelere ayırırlar ve bu sürenin çoğu gereksiz veri girişi ile geçer.
Tipik bir yangın denetiminde neler olduğunu düşünün. Denetçi tesisi dolaşarak yangın söndürücüleri, sprinkler sistemlerini, alarmları ve çıkış yollarını kontrol eder. Notlarını bir klip tahtasına veya tablete yazar. Eksiklikleri fotoğraflar. Kontrol listesini işaretler.
Ardından ofise dönerek tüm bu bilgileri raporlama sistemine girerler. Notlarını referans alarak anlatım bölümlerini yazarlar. Fotoğrafları yükler ve etiketler. Uyumluluk için belgeyi biçimlendirirler. Sahada iki saat süren bir iş, masada bir saat veya daha fazla zaman gerektirir.
Bu model tüm sektörlerde tekrarlanmaktadır. EMS ekipleri hasta muayenelerini iki kez belgelemektedir: bir kez sahada, bir kez de PCR sisteminde. Polis memurları vücut kameralarının kayıtlarını anlatır, ardından aynı olayları kapsayan raporlar yazarlar. Yasa uygulama memurları ihlalleri fotoğraflar, ardından aynı ihlalleri yazılı olarak açıklar.
Yedeklilik sürecin içine dahil edilmiştir. One-Shot Reporting aracılığıyla rapor otomasyonu bunu ortadan kaldırır.
AI, konuşulan gözlemleri gerçek zamanlı olarak yazıya döker, ilgili ayrıntıları belirler ve bunları uyumlu rapor formatlarında düzenler — tüm bunları siz sahadan ayrılmadan önce yapar.
Bu teknoloji, profesyonel kullanım için ancak son zamanlarda yeterince güvenilir hale gelen çeşitli özellikleri bir araya getirir. Konuşma tanıma, gürültülü ortamlarda bile sesi yüksek doğrulukla metne dönüştürür. Doğal dil işleme, hangi bilgilerin hangi rapor bölümlerine ait olduğunu belirler. Şablon sistemleri, çıktının NFPA, NEMSIS veya diğer uyumluluk gereksinimlerine uygun olmasını sağlar.
Bir tesisi gezerken, denetçi gözlemlerini dile getirir ve bunları kendi anahtar kelimeleriyle sözlü olarak etiketler ("Bayrak, B koridorundaki yangın söndürücü bakıma ihtiyaç duyuyor, son kullanma tarihi Mart 2024"). Sistem bu ifadeyi yakalar, önemli bir bulgu olarak tanımlar ve nihai raporun uygun bölümüne yerleştirir.
Denetim sırasında çekilen fotoğraflar, ilgili gözlemlerle otomatik olarak ilişkilendirilir. GPS ve zaman damgaları doğrulama sağlar. Sonuç, denetçi aracına ulaşmadan önce denetime hazır kamu güvenliği raporlarıdır.
Şu anda saha notları ve ardından ofis belgeleri gerektiren tüm denetim süreçleri bundan faydalanabilir. Bunlar arasında inşaat ve iş denetçileri ile yangın güvenliği, kanun uygulama, acil sağlık hizmetleri ve polis operasyonları gibi özel saha denetçileri yer alır.
İtfaiye teşkilatları için yapay zeka doğal bir seçimdir.
Alarmları, sprinklerleri, yangın söndürücüleri ve söndürme sistemlerini kontrol eden teknisyenler, bulgularını anında anlatabilirler. AI, NFPA uyumluluk formatlamasını ve takibini gerçekleştirir. Teklif oluşturma işlemi, evrakların ofise geri dönmesini beklemek yerine hemen başlatılabilir. Raporunuza fotoğraf eklemek istiyorsanız, o "anı" sözlü olarak anlatın, ardından ekran görüntüsünü alın, arayın ve raporunuzda tam olarak gerekli olan yere ekleyin.
Yasa uygulama görevlileri de benzer belgeleme gereklilikleriyle karşı karşıyadır. İhlallerin fotoğrafları, açıklamaları ve uygun alıntılar gerekir. One-Shot Reporting, tek bir saha ziyareti sırasında bu üçünü de yakalar ve raporlar, günler veya haftalar sonra değil, aynı gün mülk sahiplerine hazır hale gelir.
EMS sağlayıcıları, çağrı sırasında hasta bakım faaliyetlerini anlatabilir ve çağrı sonrası yazma işlemi yapmadan NEMSIS standartlarını karşılayan PCR belgeleri oluşturabilir. Polis memurları, AI vücut kamerası analizi yoluyla vücut kamerası görüntülerinin rapor oluşturulmasını sağlayabilir ve aranabilir belgeler haline gelen sözlü gözlemleri ekleyebilir.
Ortak nokta, gözlem ve belgeleme arasındaki boşluğu ortadan kaldırmaktır.
Ajanslar, toplam dokümantasyon süresinde %40-50 oranında azalma olduğunu bildiriyor ve bazı denetçiler denetim alanından tamamen ayrılmadan raporlarını tamamlıyor.
Hesaplama, mevcut süreçlere bağlıdır. Günde iki saatini evrak işlerine ayıran bir denetçi, otomasyon sayesinde bir saatlik zaman kazanabilir. Yoğun uyum gereklilikleri olan bir kurum, biçimlendirme ve bölüm atamaları otomatik olarak gerçekleştiği için daha da büyük kazançlar elde edebilir.
Ancak zaman tasarrufu, bu sistemin sunduğu avantajların sadece bir kısmıdır. Sahada oluşturulan raporlar, denetçilerin saatler sonra hatırladıkları değil, gerçekte gözlemlediklerini yansıtır. Doğruluk artar. Tutarlılık artar. Zaman yatırımı azalırken, belgelerin kalitesi artar.
Personel eksikliği ile mücadele eden kurumlar için (bugün çoğu itfaiye ve polis teşkilatı bu durumdadır), belgelerin otomasyonu yoluyla denetçi çalışma saatlerini geri kazanmak, mevcut personel ile daha fazla denetim gerçekleştirilmesi anlamına gelir. Bu, anında sonuç veren, maliyet etkin bir kamu güvenliği çözümüdür.
Uygulama oldukça basittir: mevcut kameralar ve cihazlar sesi yakalar, yapay zeka içeriği işler ve taslak raporlar dakikalar içinde iş akışınızda görünür.
Bu teknoloji, ekipman ajanslarının halihazırda sahip olduğu ekipmanlarla entegre olmaktadır.
Vücut kameraları, araç kameraları ve mobil cihazlar, rapor oluşturmayı sağlayan sesleri yakalar. Satın alınacak yeni bir donanım, karmaşık kurulum veya mevcut işlemlerde kesinti yoktur.
Ajanslar genellikle bir pilot programla başlarlar: bir avuç denetçi sistemi gerçek denetimlerde denerken, diğer meslektaşları geleneksel süreçleri sürdürür. Sonuçlar ortada: raporların daha hızlı tamamlanması, doğruluğun artması ve denetçilerin asıl görevlerine odaklanabilmeleri.
Denetim iş akışınızdan çift girişi ortadan kaldırmaya hazır mısınız? Demo talep edin ve One-Shot Reporting'i iş başında görün.
