Amerika'daki itfaiye teşkilatları evrak işleriyle boğulmuş durumda. 

İtfaiyeciler hayat kurtarmak ve mülkiyeti korumak için eğitim almış olsalar da, bilgisayar başında saatlerce eğilerek, hafızalarından veya parçalı notlardan olayların ayrıntılarını elle yazıya döküyorlar. 

Her yıl ülke genelinde yaklaşık 250 milyon 911 çağrısı yapılıyor. Bu, saatte ortalama 27.400 çağrı veya dakikada 456 çağrı anlamına geliyor. Yangın acil durum çağrıları, 911 çağrılarının önemli bir yüzdesini oluşturuyor ve ortalama olarak her 30 saniyede bir çağrı yapılıyor. Bu olayları belgelemek artık bir kırılma noktasına ulaştı.

Ancak, onlarca yıl önce tasarlanan mevcut manuel raporlama sistemi, hizmet taleplerindeki bu patlama niteliğindeki büyümeye ayak uyduramamıştır.

Neyse ki, modern yapay teknoloji, itfaiye teşkilatlarını çağdaş dünyaya geri getirebilecek birçok fayda sunuyor ve sonunda itfaiye hizmetlerinin en kalıcı zorluklarından birine gerçek ve somut bir çözüm sağlıyor.

Yangın ve Acil Tıp Hizmetleri Operasyonlarında Belgeleme Yükünü Azaltma

Günümüzün itfaiye teşkilatları, itfaiye binasının çok ötesine uzanan ezici idari talepler altında çalışmaktadır. 

Her yapı yangını, tıbbi acil durum, araç kazası ve tehlikeli madde kazası, çok sayıda paydaş için ayrıntılı belgeleme gerektirir: Ulusal Yangın Olay Raporlama Sistemi (NFIRS), eyalet raporlama kurumları, sigorta şirketleri, hukuk departmanları ve EMS hizmetleri için faturalandırma sistemleri.

Lubbock İtfaiye Teşkilatı'nda teğmen olarak görevyapan Brady Robinette, "Dokümantasyon sadece gerekli bir kötülüktür" diyor. "Dolayısıyla, AI'yı kullanarak dokümantasyonun %90'ını tamamlayabilirsek ve sadece son rötuşları yapmak ve birkaç düzeltme yapmak için oraya gitmemiz gerekirse, bunun büyük bir gelişme olacağını düşünüyorum. Bunun daha iyi hasta bakımı sağlayacağını düşünüyorum." 

Gerçek şu ki, acil tıp eğitimi almış kişiler bunu insanlara yardım etmek istedikleri için yapıyorlar.

Ancak itfaiyeciler (ve sağlık görevlileri ve polis gibi diğer acil durum hizmetleri) zamanlarının %30'unu raporları manuel olarak hazırlamakla geçirebilirler. Bu genellikle olaydan saatler sonra, ayrıntılar unutulmuş ve sonraki çağrılar nedeniyle hafızalar bulanıklaşmışken yapılır.

Ayrıca büyük şehirlerdeki birçok departman da 24 saatlik vardiyalarla çalışmaktadır ve rapor yazma yükü uyku yoksunluğuna ve strese katkıda bulunabilir.

Karmaşık olaylarla birlikte zorluklar da artar. 

Tek bir yapı yangını için şunlar gerekebilir:

• Temel olay bilgileri (yer, zaman, hava koşulları)
• Yangın modülü ayrıntıları (nedeni, kaynağı, söndürme yöntemleri)
• Cihazların konuşlandırılması ve personel atamaları
• Kaza bilgileri ve yaralanma raporları
• Mülkiyet kaybı hesaplamaları
• Tıbbi tedavi uygulandıysa EMS hasta bakım belgeleri

Her modül, NFIRS sınıflandırma sistemlerini kullanarak hassas kodlama gerektirir ve uyumluluğu sağlamak ve hibe fonlama ile ilgili sorunları önlemek için yüzlerce veri öğesinin doğru bir şekilde doldurulması gerekir.

NFIRS'in Neden Her Zamankinden Daha Önemli Olduğu

Ulusal Ulusal Yangın Olayları Raporlama Sistemi sadece bürokratik bir iş değildir; Amerika genelinde veriye dayalı itfaiye hizmetleri kararlarının alınmasının temelini oluşturur. NFIRS verileri, departmanların şunları yapmasını sağlar:

• Cihazların dağıtımını, personel kullanımını ve yaralanma eğilimlerini takip edin ve yönetin
• Yangın söndürmeden toplumsal risk azaltmaya kadar departmanın tüm faaliyetlerini belgelendirin.
• Olay kalıplarını, yanıt sürelerini ve kaynak tahsisini analiz ederek gelecekteki sorunları öngörün.
• Kapsamlı eylem sonrası analiz yoluyla eğitim ve öğrenmeyi destekleyin
• Somut performans ölçütleriyle hibe fonu başvurularını gerekçelendirin

22.000'den fazla 22.000 ABD itfaiye teşkilatı şu anda NFIRS'ye katılarak, onu dünyanın en büyük yangın olayı veritabanı haline getirmektedir. 

Ancak aciliyet artıyor: NFIRS, Şubat 2026'da sona erecek ve yeni Ulusal Acil Durum Müdahale Bilgi Sistemi'ne (NERIS) geçecek. Bu geçiş, departmanların raporlama iş akışlarını modernize etmeleri için hem zorluklar hem de fırsatlar yaratıyor.

Bu, tüm NFIRS verilerinin 31 Ocak 2026 tarihinden önce teslim edilmesi gerektiği anlamına gelir. Departmanınız hazır mı?

NFIRS uyumluluğu, federal fonlara erişimi doğrudan etkiler. 

İtfaiyecilere Yardım Hibe başvuruları için katılım zorunlu olmasa da, hibe alanlar hibe performans süreleri boyunca NFIRS raporlamasını sürekli olarak sürdürmek zorundadırlar, aksi takdirde hibe miktarında değişiklik riskiyle karşı karşıya kalırlar. 

Yıllık milyonlarca dolarlık AFG ödenekleri söz konusu olduğunda, doğru ve zamanında raporlama kritik öneme sahip hale gelir.

Geleneksel Raporlamanın Başarısız Olduğu Alanlar İtfaiyeciler

Mevcut manuel raporlama sistemleri, idari zorlukların çok ötesine geçen bir dizi sorun yaratmaktadır:

Tutarsız ve zaman alıcı transkripsiyon 

Ses kayıtlarının, el yazısı notların veya hafızadan hatırlananların manuel olarak transkripsiyonu önemli ölçüde değişkenlik yaratır. 

Memur A, "Alpha tarafında hafif duman çıkan iki katlı ahşap çerçeveli konut" olarak tanımlayabilirken, Memur B aynı yapıyı "duman görünen konut binası" olarak tanımlayabilir. 

Bu tutarsızlıklar, trend analizi ve istatistiksel raporlamayı zorlaştırmaktadır.

Sınırlı analitik yetenekler 

Kağıt tabanlı veya temel dijital sistemler, olay verilerini kalıplar, eğitim fırsatları veya önleme girişimleri açısından analiz etme konusunda çok az imkan sunar. İtfaiye teşkilatları büyük miktarda operasyonel veri toplar, ancak bu bilgileri eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürmek için gerekli araçlardan yoksundur.

Geciken raporlama, iş yükü birikmesine neden olur. 

Yoğun dönemlerde, personel art arda gelen çağrılara yanıt verirken raporlar birikir. Olay ile belgeleme arasındaki gecikme ne kadar uzun olursa, raporlar o kadar az doğru ve ayrıntılı hale gelir. Bazı departmanlar haftalarca veya aylarca biriken iş yükünü rapor eder ve bu da uyum riskleri ve operasyonel kör noktalar yaratır.

Kaynakların yanlış tahsisi 

Kötü dokümantasyon kalitesi, hibe başvurularını, bütçe gerekçelerini ve stratejik planlamayı engeller. Departmanlar, kapsamlı ve doğru olay verileri olmadan operasyonel etkinliği veya topluma etkisini kanıtlamakta zorlanır.

Modern İtfaiye Teşkilatları için Oyunun Kurallarını Değiştiren Yapay Zeka

Yapay zeka, yangın departmanı operasyonlarında devrim yaratıyor ve bu devrimin öncülüğünü olay raporlarının otomasyonu yapıyor.

 Modern yapay zeka sistemleri, sevk seslerini, olay yeri iletişimlerini ve yapılandırılmış veri girdilerini işleyerek NFIRS uyumluluk standartlarını karşılayan kapsamlı ilk taslak raporlar oluşturabilir.

1. İlk taslak raporun oluşturulması

• Ses-metin dönüştürme zekası gelişmiş AI sistemleri, sevk iletişimlerini, yangın sahası telsiz trafiğini ve EMS hasta bakımı etkileşimlerini gerçek zamanlı olarak yakalar ve transkribe eder. Doğal dil işleme algoritmaları, itfaiye terminolojisini, tıbbi prosedürleri ve taktiksel operasyonları anlayarak yapılandırılmış olay anlatımları oluşturur.
• NFIRS uyumlu belgeler İtfaiye verileriyle eğitilmiş yapay zeka motorları, gerekli NFIRS modüllerini uygun kodlar, sınıflandırmalar ve veri öğeleriyle otomatik olarak doldurur. Manuel olarak tamamlanması 45 dakika sürebilen bir rapor, 2 dakikadan kısa bir sürede ilk taslak olarak oluşturulabilir ve inceleme ve sonlandırma için hazır hale gelir.
• EMS entegrasyonu için acil tıbbi hizmet gerektiren çağrıların %64'ü acil tıbbi hizmet gerektiren çağrı ların%64'ü için, AI sistemleri paramedik sesli notlarını uygun tıbbi kodlama, tedavi gerekçesi ve faturalandırma desteği ile uyumlu hasta bakım raporlarına dönüştürür. Bu, geri ödeme oranlarını artırırken, talep reddi ve işlem gecikmelerini azaltır.

2. Arama yapılabilir, yapılandırılmış notlar

• Olayların adım adım belgelenmesi AI sistemleri, ilk sevkıyattan olay yerinin kontrolüne ve son temizliğe kadar olay operasyonlarının ayrıntılı kronolojisini oluşturur. Her taktiksel karar, kaynak dağıtımı ve operasyonel kilometre taşı, zaman damgaları ve personel atamalarıyla birlikte belgelenir.
• Gelişmiş denetlenebilirlik yapılandırılmış veri formatları, olay geçmişlerinde hızlı arama yapılmasını sağlar. İtfaiye şefleri, kapsamlı olay veritabanlarını sorgulayarak eğitim ihtiyaçlarını, performans eğilimlerini veya güvenlik sorunlarını hızlı bir şekilde belirleyebilir.
• AI tarafından oluşturulan raporlar ayrıntılı taktik bilgileri içerdiğinde, eğitim entegrasyonu sonrası eylem değerlendirmeleri daha etkili hale gelir. Eğitim görevlileri, aranabilir olay verilerini kullanarak gerçekçi senaryolar geliştirebilir ve belirli durumlar için en iyi uygulamaları belirleyebilir.

3. Doğruluk ve tutarlılık mükemmelliği

• Gerçek zamanlı ayrıntı yakalama AI sistemleri, olaylar meydana gelirken bilgileri işleyerek "hafıza kaybı" sorununu ortadan kaldırır. Tepki süreleri, personel atamaları ve taktiksel kararlar gibi kritik ayrıntılar, kesin zaman damgaları ve bağlamsal bilgilerle yakalanır.
• Standartlaştırılmış raporlama AI, tüm vardiyalar ve personel arasında tutarlı terminoloji, biçimlendirme ve veri sınıflandırması sağlar. Bu standartlaştırma, veri kalitesini artırır ve aylarca veya yıllarca süren olay verileri üzerinde anlamlı trend analizi yapılmasını sağlar.
• Kalite güvencesi otomasyonu Makine öğrenimi algoritmaları, raporlar kesinleşmeden önce potansiyel veri tutarsızlıklarını, eksik bilgileri veya kodlama hatalarını tespit eder. Bu, uyum ihlallerini azaltır ve genel dokümantasyon kalitesini artırır.

Zaman Tasarrufunun Ötesinde Uzanan Avantajlar

Belgeleme süresini %50 veya daha fazla azaltmak, operasyonel açıdan anında fayda sağlarken, yapay zeka destekli raporlama, itfaiye operasyonlarında dönüşümsel iyileştirmeler yaratır:

• Daha hızlı dönüş, daha iyi hazırlık - Raporlar otomatik olarak oluşturulduğunda, departmanlar belge birikimlerini ortadan kaldırır ve personelin eğitim, önleme faaliyetleri ve acil durum müdahalesi için hazır olmasını sağlar. Ekipler daha hızlı hizmete döner ve genel sistem kapasitesi artar.
• Kaynak optimizasyonu - Kapsamlı olay verileri, daha iyi ekip konumlandırma, personel kararları ve karşılıklı yardım planlaması sağlar. İtfaiye şefleri, AI tarafından oluşturulan analizleri kullanarak, gerçek çağrı modellerine ve performans ölçütlerine dayalı olarak müdahale stratejilerini ve kaynak tahsisini optimize edebilirler.
• NFIRS ve NERIS hazırlığı - AI sistemleri, departmanları 2026 NERIS geçişine hazırlarken mevcut NFIRS gerekliliklerine tutarlı bir şekilde uyumu sağlar. Otomatik kalite kontrolleri, maliyetli uyum ihlallerini ve hibe fonlama komplikasyonlarını önler.
• Gelişmiş faturalandırma doğruluğu - EMS hizmetleri için, AI tarafından oluşturulan hasta bakım raporları, uygun tıbbi kodları, tedavi gerekçelerini ve kapsamlı klinik açıklamaları içerir. Bu sayede, faturalandırma hataları ve talep reddi oranları azaltılırken, geri ödeme miktarı en üst düzeye çıkarılır.
• Eylem sonrası analiz - AI tarafından oluşturulan raporlar, kapsamlı eylem sonrası incelemeler yapılmasına olanak tanıyan ayrıntılı taktik bilgiler sağlar. Eğitim görevlileri, kapsamlı operasyonel verilere dayanarak başarılı stratejileri, iyileştirilmesi gereken alanları ve ortaya çıkan zorlukları belirleyebilir.
• Örüntü tanıma - Makine öğrenimi algoritmaları, birden fazla olaydaki eğilimleri belirleyerek, bireysel raporlardan anlaşılmayabilecek eğitim ihtiyaçlarını, ekipman sorunlarını veya güvenlik endişelerini vurgular. Bu proaktif yaklaşım, departmanın genel hazırlık ve etkinlik düzeyini artırır.
• Bilgi aktarımı - Ayrıntılı olay belgeleri, kurumsal bilgiyi korur ve vardiyalar ve nesiller arası itfaiyeciler arasında bilgi aktarımını kolaylaştırır. Karmaşık olaylardan çıkarılan önemli dersler kaydedilir ve ileride başvurmak üzere aranabilir hale getirilir.

Sonuç

Teğmen Robinette'in dediği gibi: "AI'yı kullanarak belgelerin %90'ını tamamlayabilirsek ve biz sadece son rötuşları yapmak ve birkaç düzeltme yapmak için oraya gitmek zorunda kalırsak, bu büyük bir gelişme olur diye düşünüyorum."

Gelecek budur: AI rutin belgeleme işlerini hallederken, itfaiyeciler en önemli şeye, yani hayat kurtarmaya ve mülkiyeti korumaya odaklanır. 2026 NERIS geçişi yaklaşırken, AI destekli sistemler sorunsuz uyumluluk sağlarken anında faydalar sunar.

Raporlama süresini yarı yarıya azaltmaya hazır mısınız?

CLIPr'ın yapay zekası, sevk ve yangın sahası ses kayıtlarını dakikalar içinde NFIRS uyumlu raporlara dönüştürür. Sistemimiz itfaiye terminolojisini anlar, CAD sisteminizle entegre olur ve modern departmanların talep ettiği doğruluğu sağlar.

İtfaiyecileriniz hayat kurtarmak için eğitilmiştir — evrak işlerini yapay zekaya bırakın.

CLIPr ile Bugün Bir Demo Randevusu Alın