निरीक्षण कार्य एक निराशाजनक प्रक्रिया का पालन करता है। आप क्षेत्र में कुछ देखते हैं। आप नोट्स लिखते हैं। आप तस्वीरें लेते हैं। फिर आप कार्यालय लौटते हैं और सब कुछ दोबारा टाइप करते हैं—अक्सर घंटों या दिनों बाद, जब विवरण धुंधले पड़ चुके होते हैं और आप स्मृति के सहारे सब कुछ फिर से तैयार कर रहे होते हैं।
यह दोहरी प्रविष्टि की समस्या केवल परेशान करने वाली नहीं है; यह एक गंभीर मुद्दा है।
इससे समय की बर्बादी होती है, गलतियाँ होने की संभावना बढ़ जाती है और कुशल निरीक्षकों का ध्यान उन कार्यों से हट जाता है जो वास्तव में महत्वपूर्ण हैं। अग्निशमन निरीक्षक, कोड प्रवर्तन अधिकारी, आपातकालीन चिकित्सा सेवा कर्मी और पुलिस, सभी को दस्तावेज़ीकरण की इसी समस्या का सामना करना पड़ता है: जानकारी को एक बार दर्ज करना पर्याप्त नहीं है, क्योंकि उनके सिस्टम में इसे दो बार दर्ज करना आवश्यक होता है।
वन-शॉट रिपोर्टिंग उस समीकरण को पूरी तरह से बदल देती है—और इसी तरह दूरदर्शी एजेंसियां हर स्तर पर कागजी कार्रवाई को कम करती हैं।
वन-शॉट रिपोर्टिंग एक ही बार में आवाज, फोटो और संदर्भ सहित सब कुछ कैप्चर कर लेती है, और फिर मैन्युअल रूप से दोबारा दर्ज किए बिना स्वचालित रूप से एक संरचित मसौदा रिपोर्ट तैयार करती है।
यह अवधारणा सीधी-सादी है: नोट्स लेने और बाद में उन्हें लिखने के बजाय, आप अपनी टिप्पणियों को बोलकर और उन्हें तस्वीरों के माध्यम से रिकॉर्ड करते हैं। AI ऑडियो और ली गई तस्वीरों को प्रोसेस करता है, संदर्भ को समझता है और आपकी एजेंसी की आवश्यकताओं के अनुरूप एक प्रारूपित रिपोर्ट तैयार करता है।
आप एक बार फोटो खींचते हैं। बाकी काम सिस्टम खुद कर लेता है। दोबारा टाइप करने की जरूरत नहीं। याददाश्त से दोबारा बनाने की जरूरत नहीं। सुबह जो देखा उसे लिखने में शामें बिताने की जरूरत नहीं।
जिन निरीक्षकों ने अपना पूरा करियर दोहरी प्रविष्टि का काम करते हुए बिताया है, उनके लिए यह प्रक्रिया कुछ ज़्यादा ही सरल लगती है। लेकिन तकनीक इतनी विकसित हो चुकी है कि वॉइस-टू-रिपोर्ट ऑटोमेशन वास्तव में कारगर है—90-95% तक सटीक प्रतिलेखन के साथ और विशिष्ट अनुपालन प्रारूपों के अनुसार आउटपुट को संरचित करने की क्षमता के साथ।
निरीक्षक आमतौर पर अपने कार्य समय का 30-50% हिस्सा वास्तविक निरीक्षण कार्य की बजाय दस्तावेज़ीकरण पर व्यतीत करते हैं - और उस समय का अधिकांश भाग अनावश्यक डेटा प्रविष्टि में व्यतीत होता है।
एक सामान्य अग्नि निरीक्षण में क्या होता है, इस पर विचार करें। निरीक्षक परिसर का निरीक्षण करता है, अग्निशामक यंत्रों, स्प्रिंकलर सिस्टम, अलार्म और निकास मार्गों की जाँच करता है। वे क्लिपबोर्ड या टैबलेट पर नोट्स लेते हैं। वे कमियों की तस्वीरें लेते हैं। वे एक चेकलिस्ट पर निशान लगाते हैं।
फिर वे कार्यालय लौटकर उस सारी जानकारी को रिपोर्टिंग सिस्टम में दर्ज करते हैं। वे अपने नोट्स का संदर्भ लेकर वर्णनात्मक भाग लिखते हैं। वे फ़ोटो अपलोड करते हैं और उन्हें टैग करते हैं। वे दस्तावेज़ को नियमों के अनुरूप प्रारूपित करते हैं। जिस काम में फील्ड में दो घंटे लगते थे, अब डेस्क पर एक घंटा या उससे अधिक समय लगता है।
यह पैटर्न सभी उद्योगों में दोहराया जाता है। आपातकालीन चिकित्सा कर्मी मरीजों के साथ हुई घटनाओं का दो बार दस्तावेजीकरण करते हैं—एक बार घटनास्थल पर, एक बार पीसीआर प्रणाली में। पुलिस अधिकारी बॉडी कैमरा फुटेज का विवरण देते हैं, फिर उन्हीं घटनाओं पर रिपोर्ट लिखते हैं। कानून प्रवर्तन अधिकारी उल्लंघनों की तस्वीरें लेते हैं, फिर उन्हीं उल्लंघनों का लिखित विवरण देते हैं।
इस प्रक्रिया में अनावश्यकता अंतर्निहित है। वन-शॉट रिपोर्टिंग के माध्यम से रिपोर्टिंग स्वचालन इसे समाप्त कर देता है।
एआई वास्तविक समय में बोली गई टिप्पणियों को ट्रांसक्राइब करता है, प्रासंगिक विवरणों की पहचान करता है और उन्हें अनुरूप रिपोर्ट प्रारूपों में व्यवस्थित करता है - यह सब आपके साइट छोड़ने से पहले ही हो जाता है।
यह तकनीक कई ऐसी क्षमताओं को जोड़ती है जो हाल ही में पेशेवर उपयोग के लिए पर्याप्त रूप से विश्वसनीय बन पाई हैं। वाक् पहचान शोरगुल वाले वातावरण में भी उच्च सटीकता के साथ आवाज को पाठ में परिवर्तित करती है। प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण यह पहचान करता है कि कौन सी जानकारी रिपोर्ट के किस अनुभाग में होनी चाहिए। टेम्पलेट सिस्टम यह सुनिश्चित करते हैं कि आउटपुट NFPA, NEMSIS या अन्य अनुपालन आवश्यकताओं के अनुरूप हो।
किसी सुविधा केंद्र का निरीक्षण करते समय, निरीक्षक अपनी टिप्पणियों को बोलता है और उन्हें अपने मुख्य वाक्यांशों के साथ मौखिक रूप से टैग करता है—"झंडा, गलियारे बी में अग्निशामक यंत्र को सर्विसिंग की आवश्यकता है, टैग की वैधता मार्च 2024 तक समाप्त हो चुकी है"—सिस्टम उस कथन को कैप्चर करता है, इसे एक मुख्य निष्कर्ष के रूप में पहचानता है, और इसे अंतिम रिपोर्ट के उपयुक्त अनुभाग में डाल देता है।
निरीक्षण के दौरान ली गई तस्वीरें स्वचालित रूप से संबंधित टिप्पणियों से जुड़ जाती हैं। जीपीएस और टाइमस्टैम्प सत्यापन प्रदान करते हैं। इसका परिणाम यह होता है कि निरीक्षक के अपने वाहन तक पहुंचने से पहले ही ऑडिट के लिए तैयार सार्वजनिक सुरक्षा रिपोर्ट मिल जाती हैं।
वर्तमान में जिन भी निरीक्षण प्रक्रियाओं में फील्ड नोट्स और उसके बाद ऑफिस डॉक्यूमेंटेशन की आवश्यकता होती है, उन्हें इससे लाभ मिल सकता है - जिसमें निर्माण और व्यावसायिक निरीक्षक और अग्नि सुरक्षा, कोड प्रवर्तन, ईएमएस और पुलिस संचालन जैसे विशेष फील्ड निरीक्षक शामिल हैं।
दमकल विभागों के लिए एआई एक स्वाभाविक विकल्प है।
अलार्म, स्प्रिंकलर, अग्निशामक यंत्र और दमन प्रणालियों की जाँच करने वाले तकनीशियन जाँच के दौरान अपने निष्कर्षों को बता सकते हैं। एआई एनएफए (NFPA) अनुपालन प्रारूपण और ट्रैकिंग का काम संभालता है। दस्तावेज़ों के कार्यालय वापस आने का इंतज़ार किए बिना प्रस्ताव तैयार करने की प्रक्रिया तुरंत शुरू की जा सकती है। यदि आपको अपनी रिपोर्ट में फ़ोटो शामिल करने की आवश्यकता है, तो उस "क्षण" का वर्णन करें, फिर स्क्रीनशॉट लें, फ़ोटो खोजें और उसे अपनी रिपोर्ट में ठीक उसी स्थान पर डालें जहाँ उसकी आवश्यकता है।
कानून प्रवर्तन अधिकारियों को भी इसी तरह की दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताओं का सामना करना पड़ता है। उल्लंघनों के लिए फ़ोटो, विवरण और उचित चालान की आवश्यकता होती है। वन-शॉट रिपोर्टिंग एक ही बार में इन तीनों को कैप्चर कर लेती है, और संपत्ति मालिकों को रिपोर्ट उसी दिन मिल जाती है, न कि कई दिनों या हफ्तों बाद।
आपातकालीन चिकित्सा सेवा प्रदाता कॉल के दौरान रोगी देखभाल गतिविधियों का वर्णन कर सकते हैं, जिससे कॉल के बाद टाइपिंग की आवश्यकता के बिना एनईएमएसआईएस मानकों को पूरा करने वाला पीसीआर दस्तावेज़ तैयार हो जाता है। पुलिस अधिकारी एआई बॉडी कैमरा विश्लेषण के माध्यम से बॉडी कैमरा फुटेज का उपयोग करके रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं, जिसमें मौखिक टिप्पणियां भी शामिल होती हैं जो खोज योग्य दस्तावेज़ बन जाती हैं।
इन सबमें समान उद्देश्य अवलोकन और प्रलेखन के बीच के अंतर को समाप्त करना है।
एजेंसियों का कहना है कि कुल दस्तावेज़ीकरण समय में 40-50% की कमी आई है, और कुछ निरीक्षक निरीक्षण स्थल छोड़ने से पहले ही रिपोर्ट पूरी कर लेते हैं।
इसका हिसाब-किताब मौजूदा प्रक्रियाओं पर निर्भर करता है। कागजी कार्रवाई पर प्रतिदिन दो घंटे खर्च करने वाला निरीक्षक स्वचालन के माध्यम से एक घंटा बचा सकता है। सख्त अनुपालन आवश्यकताओं वाली एजेंसी को इससे भी अधिक लाभ हो सकता है क्योंकि प्रारूपण और अनुभाग आवंटन स्वचालित रूप से हो जाते हैं।
लेकिन समय की बचत इसका पूरा लाभ नहीं है। मौके पर तैयार की गई रिपोर्टें वही दर्शाती हैं जो निरीक्षकों ने वास्तव में देखा था, न कि वह जो उन्हें घंटों बाद याद रहता है। इससे सटीकता बढ़ती है। एकरूपता बढ़ती है। दस्तावेज़ीकरण की गुणवत्ता में सुधार होता है, जबकि समय की बचत होती है।
कर्मचारियों की कमी से जूझ रही एजेंसियों के लिए—जो कि आज अधिकांश अग्निशमन विभाग और पुलिस एजेंसियां हैं—दस्तावेज़ीकरण स्वचालन के माध्यम से निरीक्षकों के कार्य समय की बचत करना मौजूदा कर्मचारियों के साथ अधिक निरीक्षण पूर्ण करने का अर्थ है। यह एक लागत प्रभावी सार्वजनिक सुरक्षा समाधान है जो तत्काल परिणाम देता है।
इसका कार्यान्वयन सरल है: मौजूदा कैमरे और उपकरण ऑडियो कैप्चर करते हैं, एआई सामग्री को संसाधित करता है, और कुछ ही मिनटों में ड्राफ्ट रिपोर्ट आपके वर्कफ़्लो में दिखाई देती हैं।
यह तकनीक उन उपकरणों के साथ एकीकृत हो जाती है जो एजेंसियों के पास पहले से मौजूद हैं।
बॉडी कैमरे, डैश कैमरे और मोबाइल डिवाइस, ये सभी ऑडियो रिकॉर्ड करते हैं जिससे रिपोर्ट तैयार करने में मदद मिलती है। इसमें कोई नया हार्डवेयर खरीदने की ज़रूरत नहीं है, कोई जटिल इंस्टॉलेशन नहीं है और मौजूदा कामकाज में कोई रुकावट नहीं आती।
एजेंसियां आमतौर पर एक पायलट कार्यक्रम से शुरुआत करती हैं—कुछ निरीक्षक वास्तविक निरीक्षणों पर प्रणाली का परीक्षण करते हैं जबकि उनके सहयोगी पारंपरिक प्रक्रियाओं का पालन करते रहते हैं। परिणाम स्वयं ही सब कुछ बता देते हैं: रिपोर्ट जल्दी पूरी होती है, सटीकता में सुधार होता है, और निरीक्षक अपने मुख्य कार्य पर ध्यान केंद्रित कर पाते हैं।
क्या आप अपने निरीक्षण कार्यप्रवाह से दोहरी प्रविष्टि को समाप्त करने के लिए तैयार हैं? एक डेमो का अनुरोध करें और वन-शॉट रिपोर्टिंग को क्रियान्वित होते हुए देखें।
