하이브리드 근무 환경에서의 생산성 향상
기록된 업무 회의의 보편화와 인공지능 발전은 상상조차 못했던 혁신을 불러오고 있다
원격 및 하이브리드 근무는 기업에 많은 새로운 기회를 제공하여 지리적 제약이 있는 인재 풀을 벗어나 채용할 수 있게 하고 직원들에게 새로운 혜택과 유연성을 제공했습니다. 또한 팬데믹 기간 동안 대면 소통 부족을 보완하기 위해 그 어느 때보다 많은 가상 회의가 이루어졌습니다. 마이크로소프트의 '워크 인덱스'에 따르면 회의에 소요되는 시간은 2020년 2월 이후 148% 증가했습니다. 안타깝게도 보편화된 화상 회의는 오히려 역효과를 내고 있습니다. 빈번한 방해로 생산성이 저하되면서 직원들의 불만이 커지고 있기 때문입니다. 코른페리(Korn Ferry)의 최근 설문조사에 따르면, 응답자의 67%가 회의가 너무 많아 업무에 집중할 수 없다고 답했습니다.
당연히 기업들은 이 문제를 해결할 방법을 모색해 왔습니다. 대다수는 엄격한 의제 관리를 시작했으며, 다른 기업들은 시간 낭비를 방지하기 위해 회의 시간을 7분 이내로 제한했습니다. 이러한 임시방편은 범위와 시간을 제한하지만, 진정한 목표인 회의 협업 개선에는 미치지 못하고 있습니다. 경영진은 이러한 환경에서 적응하고 민첩하게 대응하여 직원들의 생산성을 높여야 할 의무가 있습니다. 회의 녹화 보편화와 인공지능(AI) 발전 등 융합되는 트렌드는 이전에는 상상조차 못했던 회의 혁신을 가능케 하고 있습니다.
좋은 것도 지나치면 독이 된다: 회의가 생산성을 죽이고 있나요?
하버드 비즈니스 리뷰 연구에 따르면 대부분의 경영진은 자신의 업무를 처리하기보다 거의 하루 종일, 즉 주당 무려 23시간을 회의에 할애하고 있다. 동일한 연구에서 근로자의 65%는 회의가 생산성을 높이기보다 오히려 저해한다고 답했다. 미시적 관리는 불필요한 업무 혼란을 야기하는 반면, 자율성을 부여받은 직원들은 더 나은 성과를 내는 경향이 있다. 핵심은 회의 방식을 재구성해야 한다는 점이다. 원격 및 하이브리드 근무 환경은 다양한 새로운 어려움을 동반하지만, 동시에 새로운 기회도 제공합니다. 관리자들은 이러한 변화의 혜택을 누리기 위해 일상 업무를 재구성하고 비즈니스 관행을 최적화할 수 있는 신기술을 모색해야 합니다.
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아틀라시안의 업무 시간 낭비에 관한 인포그래픽은 회의를 가장 심각한 원인으로 지목합니다. 대부분의 직장인들은 회의 시간의 절반이 무의미하며 스트레스를 유발한다고 보고합니다. 집중하기 힘들어하고, 종종 집중력을 잃고 잠이 드는 사례가 흔합니다. 낭비되는 시간은 누적됩니다. 아틀라시안은 미국에서 회의로 인한 시간 낭비 비용을 370억 달러로 추산합니다. 우리 모두가 코로나19의 여파를 경험하고 대처해 왔지만, 직장에는 조용한 팬데믹이 퍼지고 있습니다: 근로자의 집중력을 끊임없이 방해함으로써 잃어버리는 생산성입니다.
팬데믹의 긍정적인 측면은 직장 내 사회적 규범이 변화하여 회의 녹화가 이제 흔해졌다는 점이다. 이러한 낙인 제거는 회의가 끝난 후 우리가 회의를 바라보고 활용하는 방식에 필요한 변화를 가져왔다. 회의를 되돌아보고 가치 있는 데이터 소스로 활용하는 능력은 회의의 가치를 높이는 데 핵심적이다. 기술과 결합하면 더 나은 필기 기록이 가능해지고, 각 팀이 가장 중요하게 여기는 핵심 내용을 파악하는 데 도움이 된다. 이 자체만으로도 회의를 재창조하고 실시간 참여가 선택 사항인 환경에서 생산성을 높일 수 있는 새로운 기회를 열어준다. 영상은 직장 내 가장 핵심적이면서도 제대로 활용되지 못하는 커뮤니케이션 수단 중 하나다.
인공지능을 활용한 회의 효율화
회의에서 가치 있는 정보를 신속하고 효율적으로 추출해야 하는 시급한 필요성은 영상 분야 AI 커뮤니티 내에서 혁신이 번성하도록 했습니다. 시스코 글로벌 하이브리드 업무 지수(Cisco Global Hybrid Work Index) 첫 보고서에 따르면, 2021년 7월부터 9월까지 AI 기능 사용량이 200% 증가했으며 이는 회의 참여도 향상을 원하는 사람들의 욕구를 반영합니다. 여기에는 소음 감소, 자동 번역 및 필사, 투표, 제스처 인식과 같은 회의 기능이 포함됩니다.
오터(Otter)와 같은 기업들은 오디오 전사를 통해 이를 달성했지만, 영상 분야에서도 시각적 단서(예: 프레젠테이션 슬라이드)와 자연어 처리, 감정 감지 기술을 활용해 콘텐츠를 색인화하고 가장 중요한 순간을 추출하는 사례가 늘고 있습니다. 사용자는 자신의 업무 습관과 무관한 콘텐츠를 일일이 살펴볼 필요 없이 필요한 정보를 신속하게 접근할 수 있습니다. 콘텐츠 색인화와 영상 분석은 또한 '실시간 선택적' 회의 방식을 가능케 합니다. 즉, '실시간' 회의에는 필수 참석자만 참여하고 나머지는 특정 회의의 중요한 부분을 추후에 시청할 수 있도록 하는 것입니다.
액센츄어는 최근 발표한 연구에서 인공지능(AI)이 업무 생산성을 40% 이상 향상시키고 평균 38%의 수익성 증대를 가져올 수 있다고 결론지었습니다. AI를 활용하는 직원들은 더 나은 의사결정을 내리고 새로운 패턴을 발견하며, 자신이 열정을 가진 분야에 더 많은 시간을 집중해 회사에 더 높은 가치를 창출하는 업무를 수행할 수 있습니다. AI의 잠재적 이점은 비즈니스 리더들 사이에서도 널리 인정받고 있습니다. 액센츄어 연구에 따르면 최고 경영진 4명 중 3명은 향후 5년 내 인공지능을 확대 적용하지 않으면 사업 자체가 사라질 위험이 있다고 믿고 있습니다. 직장에서의 AI 가치를 인식하는 이들이 그들만이 아닙니다.
스냅로직의 연구에 따르면 직원들도 업무 현장에서 AI를 높이 평가하는 것으로 나타났습니다. 데이터를 분류하는 소프트웨어는 가장 수요가 많은 시스템 중 하나이며, 다양한 접근 방식으로 줌 피로를 해소하고 생산성을 높이기 위해 많은 솔루션이 개발되었습니다. 직원의 81%는 AI가 업무 전반의 성과를 향상시킨다고 믿으며, 89%는 AI가 업무량의 최대 절반까지 지원할 수 있다고 생각합니다. 일부 회의론자들이 AI와 함께 일하기를 원하지 않는다는 입장을 취하고 있음에도 불구하고, 연구에 따르면 직원들의 61%가 활용하는 AI 덕분에 더 효율적이고 생산적인 업무 시간을 얻고 있다고 합니다. 직원들이 성공적으로 업무를 수행하는 데 필요한 도구를 제공하는 것은 곧 보편화될 것입니다.
인공지능은 원격 및 하이브리드 근무 인력의 잠재력을 최대한 발휘하는 데 핵심적 역할을 할 것이나, 이를 효과적으로 실행하려면 상향식 접근을 통해 사무실 문화를 변화시키고 구식 업무 관행을 혁신해야 합니다. 경영진은 직원들이 회의 내용을 나중에 편한 시간에 시청할 수 있도록 권한을 부여해야 하며, 중요하지 않은 정보는 건너뛸 수 있도록 해야 합니다. 이는 모든 구성원에게 더 큰 유연성과 상당한 시간 절약 효과를 가져다줄 것입니다.
험프리 천, 공동 창립자 겸 최고경영자, CLIPr