職場会議の再定義が、グレート・リザイン時代における従業員定着の鍵となる可能性
2022年3月10日 午前10時00分 EST
ゲイリー・ドレニック - 寄稿者
「グレート・リザイン」と呼ばれる前例のない全国的な離職ブームが雇用主を追い詰め、人材定着への取り組み方を変えさせている。 有給休暇の拡充や労働者の柔軟性向上から、多くの職種における平均賃金の上昇まで、従業員のウェルビーイングと優れた企業文化の維持が再認識されている。しかし、定着率に大きく影響するにもかかわらず軽視されがちな領域が一つある。それは、ハイブリッドワークとテレワークの黄金時代において、組織が会議にどう取り組むかという点だ。
今日の職場環境において会議の再考がいかに重要かを議論するため、AIと機械学習を活用した動画検索プラットフォーム「CLIPr」の共同創業者兼CEO、ハンフリー・チェン氏に話を聞いた。同プラットフォームは文字起こしやトピック・サブトピックによる動画検索を実現する。 CLIPr以前、チェンはAmazon Rekognitionの責任者および急成長中の動画インテリジェンス企業VidMobの最高製品責任者を務めた。CLIPrはパンデミックを契機に誕生し、会議をより協力的で魅力的、かつ参照しやすいものにするという課題解決を目指している。チェンとの対談では、リモート・ハイブリッド環境が「グレート・リザイン（大規模離職）」を加速させる理由と、この調整において会議が中心的な役割を担う仕組みについて議論した。
ゲイリー・ドレニック： グレート・リザイン（大規模離職）は労働力にどのような影響を与えましたか？ また、組織は従業員を維持するためにどのような追加措置を取るべきでしょうか？
ハンフリー・チェン：大離職は従業員エンパワーメントの新時代をもたらした。新型コロナウイルス感染症のパンデミックは、人々が自分自身と雇用主に本当に求めるものを内省する時間を与えた。彼らのニーズが満たされない場合、他へ移ることを恐れないことは明らかだ。プロスパー・インサイト＆アナリティクスの最新調査によると、18～24歳（29.4%）、25～34歳（18.8%）、35～44歳（14.1%）といった主要年齢層において、多くの労働者が今後6ヶ月以内に転職を計画している。
リモートワークはこの傾向をさらに加速させている。なぜなら、地理的な制約なく最高の人材を求める国境を越えた企業が数千社も存在するからだ。選択肢が豊富な従業員を引き留めるため、組織は福利厚生パッケージ、内部プロセス、オンボーディング慣行を見直す必要がある。 休憩室の卓球台といった表面的な旧来型スタートアップ特典は、真に意義あるワークライフバランスやセルフケア福利厚生（フレックスタイム制、健康手当など）に置き換えられつつある。さらに職場の古い偏見を解消する施策に注力する企業も現れている。例えば女性・トランスジェンダー従業員向けの有給生理休暇を導入する企業も登場している。 総じて、競争力のある給与、ワークライフウェルネス特典、そしてリモート／ハイブリッド勤務に最適化された制度こそが、自社における「グレート・リザイン」を防ぐ最も効果的な手段となるでしょう。
ドレニック： ハイブリッド勤務やリモートワークへの移行が進む中、従来型の業務慣行はさらに困難になっているのでしょうか ？これは従業員の定着率に影響を与えていると思いますか？
陳：ええ、その通りです。これまでほぼ自動的に行われていた日常業務も、リモートやハイブリッド環境では積極的に推進する必要があります。クライアントや成果物に関するサイドバーコミュニケーション、チームメンバーの日々の進捗共有、新入社員の基本的な統合といった業務は、継続的な鍛錬と注意を要する「仕事の筋肉」となりました。パンデミック中、多くの企業がこうした課題への対応策として採用したのが、数多くのバーチャルミーティングでした。 マイクロソフトの「ワークトレンドインデックス」によると、Teamsでの週次仮想会議時間はパンデミック中に2倍以上増加し、2021年2月には前年同期比148%増となりました。Zoomも同期間に自社のビデオ会議プラットフォームで同様の成長を報告しています。当時は会議を増やすことが良いアイデアに思えましたが、すぐに非効率性と従業員の燃え尽き症候群の象徴となってしまいました。 従業員の定着率向上と満足度維持の鍵は、雇用主が会議の目的を再構築し、強制参加の在り方を再定義することにあると私は考える。1時間の会議に強制参加させられ、その内自分の職務や責任に関連する有意義な議論がわずか10～15分しかない場合、多くの時間と生産性が無駄になっている。
ドレニック： 雇用主は、従業員の定着率を高めるために、会議をどのように 改善できるでしょうか？
陳：主流の仮想会議導入には未開拓の潜在能力があり、雇用主はこれを活用して会議を従来の近視眼的な構造から、価値ある参照可能なデータ源へと変えられる。パンデミック以降、会議の録音に対する偏見がほぼ消え去った今、これは特に当てはまる。動画は現代において最も重要なコミュニケーション手段の一つでありながら、同時に最も活用されていない。 会議の最も価値ある内容を動画からスキャンして抽出したり、ホワイトペーパーや文書のようにキーワードを素早く検索したりすることはできません。会議を消化しやすいセグメントに分割し、チーム全体の共同編集やコメントを可能にし、それらのセグメントをメールやSlackのようなコラボレーションプラットフォームで簡単に共有できるようにすることで、事後的に会議に価値を持たせる方法を模索すべきです。
AIの進歩により、これを実現する技術が誕生しました。会議終了後、特定のセグメントにコメントを付け、チーム全体に通知したり、文書作成中の同僚に必要な会議の「一部」を共有したりできる姿を想像してみてください。これこそが、我々が求める次世代のビデオコラボレーションと検索機能です。 オッターのような音声文字起こしサービスや、アクションアイテムを自動抽出するツールを提供する企業が登場するなど、この分野では確実に進展が見られますが、完全な実現には至っていません。雇用主は会議を従来の視点で捉えるのではなく、社内のコミュニケーションの中核的な経路として捉え直す必要があります。これによりリアルタイムの任意参加型会議の可能性も開かれ、仕事の柔軟性をさらに高めることが可能になります。
ドレニック： リアルタイムの任意参加型会議とは何ですか ？また、企業内での活用方法についてどうお考えですか？
陳：リアルタイム オプションは、普段ほとんど意識することのない一般的な会議構造を基盤としています。 現在、マネージャーがスタッフを会議に招待する際（社内・クライアント向け問わず）、「参加」「不参加」の二択しかありません。リアルタイムオプションは第三の選択肢であり、通常は「壁の蝿」のように無言で参加するメンバーが、後日録画版を視聴できるようにするものです。この録画版には、動画を検索可能にする技術が組み込まれています。 これにより、リアルタイム参加を任意とするメンバーは、日中の貴重な時間を自身の業務成果に集中させる柔軟性を得られるだけでなく、会議内容をスキップしたり全編視聴したりすることなく、関連情報を容易に抽出できるようになります。優秀な人材は、過剰な会議や会議録画によって業務が妨げられていると感じたくないのです。
ドレニック： より多くの雇用主が、従業員体験を向上させるために会議ツールをますます活用していくとお考えですか ？
陳： この変化が起こると予想するのは 、単に新しい問題ではないからです。対面会議が主流だったコロナ禍以前から存在していた課題です。企業は従業員体験を向上させるため、ワークフローやプロセスの変更に多大な時間を費やしてきましたが、会議管理は長年大きな課題でした。変化の必要性とそれを実現する技術がついに結びつき、絶好の機会が生まれたと感じています。
ドレニック： ハンフリー、組織が会議の見方を再考すべきだという洞察をありがとう 。
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