ハイブリッドワーク環境における生産性の向上
記録された業務会議の標準化とAIの進歩が、これまで考えられなかった革新を生み出している
リモートワークとハイブリッドワークは、地理的な制約のある人材プールを超えて採用を可能にし、従業員に新たな福利厚生と柔軟性を提供するなど、企業に多くの新たな機会をもたらした。またパンデミック下では、対面コミュニケーションの不足を補うため、これまで以上に多くのバーチャル会議が行われるようになった。マイクロソフトのワークインデックスによると、会議に費やす時間は2020年2月以降148％増加している。 残念ながら、この普遍化したビデオ会議は逆効果をもたらし、頻繁な中断が生産性を阻害することで従業員の不満を生んでいる。コーン・フェリーの最近の調査では、67％の従業員が「会議が多すぎて仕事に集中できない」と報告している。
言うまでもなく、企業はこの問題の解決策を模索してきた。 大多数の企業は厳格な議題管理を開始し、時間を無駄にしないよう会議を7分以内に制限する動きも見られる。こうした応急処置は範囲と時間を制限するが、真に必要な「会議の協働性向上」には至っていない。経営陣にはこの状況下で適応し、俊敏に対応して従業員の生産性を高める責務がある。会議の録画が一般化し、人工知能（AI）が進化するといった潮流が相まって、これまで考えられなかった会議の革新が生まれている。
過ぎたるは及ばざるが如し：会議は生産性を殺しているのか？
ハーバード・ビジネス・レビューの研究によると、経営幹部の多くは1日のほぼ全時間を会議に費やしており、週の労働時間の驚異的な23時間を会議に充て、自らの成果物に取り組む時間を削っている。同調査では、従業員の65％が会議は生産性を向上させるどころか阻害すると回答した。細かな管理は職場に不必要な混乱を生む一方、自律性を与えられた従業員は最高の仕事を生み出す可能性が高い。要するに、会議のあり方を再構築する必要がある。 リモートワークやハイブリッドワークには新たな課題が伴うが、同時に新たな機会も生まれる。管理職は日常業務の再構築と業務慣行の最適化を図るため、新技術を活用してこれらの変化から利益を得る必要がある。
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アトラシアンの職場における時間の浪費に関するインフォグラフィックは、会議を最も深刻な原因として描いている。多くのプロフェッショナルは、会議で過ごす時間の半分が実りなく、ストレスを感じると報告している。集中力を保つのに苦労し、しばしばその戦いに敗れて居眠りしてしまうという話は後を絶たない。無駄な時間は積み重なっていく。 アトラシアンの試算によれば、米国における会議の無駄な時間のコストは370億ドルに上る。新型コロナウイルスの影響は広く知られ対応も進められているが、職場ではもう一つの静かなパンデミックが蔓延している。それは、労働者の集中力を絶え間なく妨げる中断によって失われる生産性である。
パンデミックの明るい面は、職場の社会的規範が変化し、会議の録画が一般的になったことだ。このスティグマの解消により、会議終了後の見方や活用方法に待望の変化がもたらされた。 会議を振り返り、貴重なデータ源として扱う能力は、その価値を高める上で基本となる。技術と組み合わせることで、より良い議事録作成が可能になり、各チームが最も重要と考える要点の認識が深まる。これだけでも、会議の再構築と生産性向上の新たな機会が開かれ、リアルタイム性が必須ではない場面での推進力となる。ビデオは職場において最も中核的でありながら、十分に活用されていないコミュニケーション手段の一つである。
AIを活用した会議の効率化
会議から迅速かつ効率的に有益な情報を抽出する差し迫った必要性により、ビデオ分野におけるAIコミュニティ内で革新が盛んに行われている。シスコの初となる「グローバルハイブリッドワークインデックス」によると、2021年7月から9月にかけてAI機能の利用が200％増加しており、これは人々の会議参加意欲向上への要望を示唆している。これにはノイズ低減、自動翻訳・文字起こし、投票機能、ジェスチャー認識などの会議機能が含まれる。
Otterなどの企業は音声文字起こし技術でこれを実現しているが、動画分野でも同様の動きが起きている。ここでは視覚的手がかり（プレゼンテーションスライドなど）に加え、自然言語処理や感情検出技術を用いてコンテンツを索引化し、最も重要な瞬間を抽出している。 ユーザーはタスクの習慣に無関係なコンテンツを精査することなく、必要な情報を迅速にアクセスできます。コンテンツの索引付けと動画分析は、「リアルタイム参加型」会議の機会も創出します。必要な参加者だけが「ライブ」会議に参加し、他の参加者は後日、特定の会議の重要な部分だけを確認できる仕組みです。
アクセンチュアが最近発表した調査によると、AIは職場の生産性を40％以上向上させ、平均38％の収益性向上をもたらす可能性がある。AIを活用する従業員は、より優れた意思決定を行い、新たなパターンを発見し、情熱を注げる業務に集中できるため、企業にとってより価値の高い成果を生み出せる。AIの潜在的な利点は経営陣の間でも広く認識されている。 アクセンチュアの調査によれば、経営幹部クラスの4人中3人が「今後5年間で人工知能を拡大しなければ、事業そのものが消滅するリスクがある」と認識している。職場におけるAIの価値を認識しているのは彼らだけではない。
SnapLogicの調査によると、従業員も職場でのAIを高く評価している。データを分類するソフトウェアは最も需要の高いシステムの一つであり、ズーム疲労対策や生産性向上を目的とした様々なアプローチで多くのシステムが開発されている。従業員の81％がAIが業務全体のパフォーマンス向上に寄与すると考え、89％がAIが業務量の最大半分を支援できると信じている。 AIとの協働を望まない懐疑的な立場を取る人々もいるにもかかわらず、調査では従業員の61％が活用するAIによってより効率的で生産性の高い業務日を得ていることが示された。従業員が活躍するために必要なツールを提供することは、まもなく一般的になるだろう。
AIはリモートおよびハイブリッド型労働力の潜在能力を最大限に引き出す上で極めて重要となるが、効果的に実行するには、オフィス文化の変革と時代遅れのビジネス慣行の見直しをトップダウンで推進する必要がある。経営陣は、従業員が都合の良い時期に会議を視聴できるようにし、重要でない情報を省略する権限を与えるべきである。これにより、全従業員の柔軟性が向上し、大幅な時間節約が実現するからだ。
ハンフリー・チェン、共同創業者兼最高経営責任者 CLIPr