Redéfinir les réunions en milieu de travail pourrait être clé pour la rétention des employés lors de la grande démission
10 mars 2022, 10h00 HNE
Gary Drenik - Contributeur
Une tendance sans précédent à l’échelle nationale des employés qui quittent leurs emplois pour de meilleures opportunités, surnommée la « Grande Démission », met les employeurs sur leurs talons et modifient leur façon d’aborder la rétention des talents. D’une meilleure flexibilité des congés payés et des travailleurs à des salaires moyens plus élevés dans plusieurs professions, l’accent est renouvelé sur le bien-être des employés et le maintien d’une excellente culture. Mais un aspect sous-estimé qui influence grandement la rétention est la façon dont les organisations abordent les réunions dans ce qui est aujourd’hui l’âge d’or du travail hybride et du télétravail.
Pour discuter de l’importance cruciale de repenser la réunion dans le contexte de travail actuel, j’ai parlé avec Humphrey Chen, cofondateur et PDG de CLIPr, une entreprise qui offre une plateforme d’indexation vidéo utilisant l’IA et l’apprentissage automatique pour rendre les vidéos recherchables par transcription, sujets et sous-thèmes. Avant CLIPr, Chen était à la tête d’Amazon Rekognition et chef de la production de la société de renseignement vidéo VidMob, en pleine croissance. CLIPr est né de la pandémie pour relever ce défi de rendre les réunions plus collaboratives, engageantes et faciles à consulter. Dans ma discussion avec Chen, il a expliqué pourquoi les environnements éloignés et hybrides amplifient la Grande Démission et comment les réunions sont au cœur de cet ajustement.
Gary Drenik : Comment la Grande Démission a-t-elle affecté la main-d’œuvre et quelles mesures supplémentaires les organisations devraient-elles prendre pour retenir leur personnel?
Humphrey Chen : La Grande Démission a instauré une nouvelle ère d’autonomisation des employés. La pandémie de Covid-19 a donné aux gens le temps de réfléchir à ce qu’ils veulent vraiment pour eux-mêmes et de la part des employeurs. Il est clair que si leurs besoins ne sont pas comblés, ils n’ont pas peur d’aller ailleurs. Selon un sondage récent de Prosper Insights & Analytics, un grand nombre de travailleurs anticipent un changement d’emploi dans les 6 prochains mois, dans des tranches d’âge clés, notamment 18-24 ans (29,4%), 25-34 ans (18,8%) et 35-44 ans (14,1%).
Le travail à distance a amplifié cette tendance, car nous avons maintenant des milliers d’entreprises sans frontières qui recherchent toutes les meilleurs talents, peu importe la région. Pour aider à retenir les employés qui ont autant d’options, les organisations doivent auditer leurs régimes d’avantages sociaux, leurs processus internes et leurs pratiques d’intégration. Les avantages cosmétiques à l’ancienne des startups, comme les tables de ping-pong dans la salle de pause, sont progressivement abandonnés au profit d’un véritable équilibre travail/vie personnelle et d’avantages en soins personnels tels que des horaires flexibles, des bourses de bien-être, et ceux qui se concentrent sur des initiatives visant à éliminer les stigmates dépassés au travail. Par exemple, certaines entreprises commencent à offrir un congé menstruel payé pour les travailleuses et les travailleuses transgenres. Dans l’ensemble, ce seront les salaires compétitifs, les avantages travail/vie personnelle/bien-être, et les politiques qui s’adaptent le mieux au travail à distance ou hybride qui auront le plus d’impact pour éviter la Grande Démission dans votre entreprise.
Drenik : Les pratiques commerciales régulières sont-elles devenues encore plus difficiles maintenant que certains passent au travail hybride ou à distance? Pensez-vous que cela a eu un impact sur la rétention des travailleurs?
Chen : Oui, absolument. Les pratiques d’affaires courantes qui étaient plus ou moins involontaires doivent maintenant être activement poussées dans un environnement de travail à distance ou hybride. Des choses comme la communication en parallèle autour des clients et des livrables, la synchronisation des membres de l’équipe au quotidien, et l’intégration de base des nouveaux employés, sont devenues des muscles du travail qui nécessitent un exercice et une attention constants. Pendant la pandémie, la plupart des entreprises ont répondu à ces défis avec beaucoup de réunions virtuelles. L’Indice des tendances professionnelles de Microsoft a révélé que le temps de réunion hebdomadaire virtuelle sur Teams a plus que doublé pendant la pandémie, augmentant de 148% en février 2021 par rapport à la même période l’année précédente. Zoom a cité une croissance similaire sur sa plateforme de vidéoconférence durant la même période. Ajouter plus de réunions semblait une excellente idée à l’époque, mais c’est vite devenu le symbole de l’inefficacité et de l’épuisement des employés. Je crois que la clé pour améliorer la rétention et garder les employés heureux est de reconstruire la façon dont les employeurs perçoivent l’objectif des réunions et de reformuler notre vision de la présence obligatoire. Beaucoup de temps et de productivité sont gaspillés lorsque vous avez une présence obligatoire à une réunion d’une heure où seulement 10 à 15 minutes de discussion ont un sens pour votre fonction et vos responsabilités spécifiques.
Drenik : Quelles façons les employeurs peuvent-ils améliorer les réunions pour augmenter la rétention des employés?
Chen : Il existe un potentiel inexploité dans l’adoption des réunions virtuelles grand public que les employeurs peuvent exploiter pour faire des réunions une source de données précieuse et référentielle, plutôt que la structure myope traditionnelle. C’est particulièrement vrai maintenant que la stigmatisation liée à l’enregistrement des réunions a presque complètement disparu depuis la pandémie. La vidéo est l’une des, sinon la forme de communication la plus importante que nous ayons aujourd’hui, et pourtant elle est aussi la plus sous-utilisée. Vous ne pouvez pas scanner une vidéo pour trouver le contenu le plus précieux d’une réunion ou chercher rapidement des mots-clés comme vous le faites pour un livre blanc ou toute forme de communication écrite. Nous devrions chercher des moyens de rendre les réunions précieuses après coup en les transformant en segments faciles à assimiler pour permettre la collaboration et les commentaires à l’échelle de l’équipe, et rendre ces segments facilement partageables par courriel ou des plateformes de collaboration comme Slack.
Avec les avancées de l’IA, il existe maintenant une technologie capable d’y parvenir. Imaginez qu’une réunion se termine et que vous puissiez commenter un segment qui avertirait toute l’équipe ou partager une « partie » de la réunion avec un collègue qui en a besoin pour un document qu’il est en train d’écrire. C’est le type de collaboration vidéo et de recherche de niveau supérieur dont nous avons besoin. Il y a clairement du travail à ce niveau, car on voit des entreprises comme Otter faire la transcription audio et d’autres qui aident à extraire automatiquement les actions à faire, mais ce n’est pas encore complètement réalisé. Au lieu de voir les réunions à travers son prisme traditionnel, les employeurs doivent les voir comme un canal central de communication à travers l’entreprise. Cela libère aussi la possibilité de réunions optionnelles en temps réel, ce qui peut renforcer la flexibilité au travail.
Drenik : Qu’est-ce que les réunions optionnelles en temps réel et comment les voyez-vous travailler dans les entreprises?
Chen : L’option en temps réel s’appuie sur des structures de réunion courantes auxquelles on ne pense même pas la plupart du temps. En ce moment, lorsqu’un gestionnaire invite le personnel à une réunion, qu’elle soit interne ou en contact avec un client, vous pouvez choisir « oui » ou « non ». L’option en temps réel est la troisième option, où ceux qui sont généralement des participants non verbaux « mouche sur le mur » peuvent visionner la version enregistrée de cette réunion à une date ultérieure, imprégnée de technologies rendant la vidéo consultable. Cela donnera non seulement aux participants optionnels en temps réel la flexibilité de mieux utiliser ce temps précieux de la journée pour se concentrer sur leurs propres livrables, mais leur permettra aussi de localiser plus facilement l’information pertinente lors de cette réunion, puis de la passer à travers ou de regarder l’intégralité. Les meilleurs talents ne veulent pas avoir l’impression que leur travail est freiné par une abondance de réunions et de vidéos enregistrées des réunions.
Drenik : Pensez-vous que davantage d’employeurs utilisent de plus en plus les outils de réunion pour améliorer l’expérience des travailleurs?
Chen : Je m’attends à ce que cela arrive simplement parce que ce n’est pas un problème nouveau, mais un problème qui existait déjà avant la Covid-19, quand les réunions en personne dominaient encore. Les entreprises passent beaucoup de temps à modifier les flux de travail et les processus pour améliorer l’expérience des employés, mais la gestion des rencontres a été un énorme défi pendant des années. On a l’impression que le besoin de changement et la technologie capable de le réaliser se sont enfin réunis pour créer une opportunité parfaite.
Drenik : Merci, Humphrey, pour tes réflexions sur la façon dont les organisations doivent repenser leur façon de voir les réunions.
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