Augmentation de la productivité dans les milieux de travail hybrides
Par Humphrey Chen 29-11-2021
La normalisation des réunions de travail enregistrées et le développement de l’IA donnent naissance à une innovation jamais crue possible
Le travail à distance et hybride a offert de nombreuses nouvelles opportunités aux entreprises, leur permettant d’embaucher en dehors de bassins de talents géographiquement limités et d’offrir de nouveaux avantages et de la flexibilité à leur main-d’œuvre. Cela a aussi conduit à plus de rencontres virtuelles pendant la pandémie que jamais auparavant pour compenser le manque de communication interpersonnelle. L’Indice de travail de Microsoft indique que le temps passé en réunions a augmenté de 148% depuis février 2020. Malheureusement, la visioconférence omniprésente a l’effet inverse, créant de la frustration chez les employés parce que les interruptions fréquentes nuisent à la productivité. Le récent sondage de Korn Ferry montre que 67% des employés ont déclaré ne pas pouvoir s’engager dans leur travail à cause de trop de réunions.
Inutile de dire que les entreprises explorent comment résoudre ce problème. La majorité a commencé à tenir des ordres du jour stricts, d’autres ont rendu les réunions de moins de 7 minutes pour s’assurer qu’aucun temps ne soit perdu. Ces correctifs limitent la portée et le temps, mais n’atteignent pas ce qui est nécessaire : une meilleure collaboration en réunion. Les dirigeants d’entreprise ont le devoir de s’adapter et d’être agiles dans ce contexte afin de renforcer la productivité de leurs employés. Des tendances convergentes, y compris la normalisation des réunions enregistrées et l’avancement de l’intelligence artificielle (IA), donnent naissance à une innovation des rencontres jamais crue possible auparavant.
Trop d’une bonne chose : Les réunions tuent-elles votre productivité?
Des recherches du Harvard Business Review montrent que la plupart des cadres sont en réunion presque toute une journée, soit un impressionnant total de 23 heures par semaine, au lieu de s’attaquer à leurs propres livrables. Dans la même étude, 65% des travailleurs ont rapporté que les réunions freinaient leur productivité au lieu de l’améliorer. La microgestion peut créer des turbulences inutiles en milieu de travail, alors que les employés autonomes sont plus susceptibles de produire leur meilleur travail. En somme : la réunion doit être reconstruite. Les main-d’œuvre à distance et hybrides présentent une variété de nouveaux défis — mais aussi de nouvelles opportunités. Les gestionnaires doivent se tourner vers les nouvelles technologies pour restructurer leurs opérations quotidiennes et optimiser les pratiques d’affaires afin de tirer profit de ces changements.
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L’infographie d’Atlassian sur le temps perdu au travail dépeint la réunion comme un coupable flagrant. La plupart des professionnels rapportent que la moitié de leur temps passé en réunion est inutile et les laisse stressés. Les récits de difficultés à prêter attention, souvent de perdre la bataille et de s’endormir, sont monnaie courante. Le temps perdu s’accumule. Atlassian estime le coût du temps perdu lors des réunions à 37 milliards de dollars aux États-Unis. Bien que nous ayons tous entendu et géré les retombées de la Covid-19, une pandémie silencieuse a balayé nos milieux de travail : une productivité que nous perdons à cause des interruptions incessantes de la concentration des travailleurs.
Un aspect positif de la pandémie est que les normes sociales ont changé au travail et que les réunions enregistrées sont désormais monnaie courante. Cette suppression de la stigmatisation a permis un changement bien nécessaire dans la façon dont nous percevons et utilisons les réunions après qu’elles aient eu lieu. La capacité de revenir sur les réunions et de les considérer comme une source de données précieuse est fondamentale pour en augmenter la valeur. Combiné à la technologie, cela permet une meilleure prise de notes et une meilleure prise de conscience des points clés que différentes équipes considèrent comme les plus importants. Cela à lui seul ouvre de nouvelles occasions de réinventer la réunion et d’aider à stimuler la productivité là où le temps réel est optionnel. La vidéo est l’une des formes de communication les plus centrales – et sous-utilisées – au travail.
Utilisation de l’IA pour améliorer les réunions
Le besoin pressant d’extraire rapidement et efficacement des informations précieuses des réunions a permis à l’innovation de prospérer au sein de la communauté de l’IA pour la vidéo. Selon le tout premier Cisco Global Hybrid Work Index, il y a eu une croissance de 200% de l’utilisation des capacités d’IA de juillet à septembre 2021, ce qui indique le désir des gens d’améliorer l’engagement en réunion. Cela inclut des fonctionnalités de réunion comme la réduction du bruit, la traduction et la transcription automatiques, le sondage et la reconnaissance des gestes.
Des entreprises comme Otter ont réussi cela grâce à la transcription audio, mais cela se produit aussi avec la vidéo, où des indices visuels (c’est-à-dire des diapositives de présentation), ainsi que le traitement du langage naturel et la détection des émotions, sont utilisés pour indexer le contenu et mettre en avant les moments les plus importants. Les utilisateurs peuvent accéder rapidement à ce dont ils ont besoin, sans avoir à trier du contenu hors sujet de leurs rituels de tâches. L’indexation du contenu et l’analyse vidéo créent aussi une opportunité de permettre des réunions « optionnelles en temps réel » où seuls les participants nécessaires sont requis lors des réunions « en direct », tandis que d’autres peuvent consulter des segments importants d’une réunion particulière à une date ultérieure.
Accenture a récemment publié une étude concluant que l’IA peut augmenter la productivité au travail de 40% ou plus et augmenter la rentabilité en moyenne de 38%. Les employés qui utilisent l’IA peuvent prendre de meilleures décisions, découvrir de nouveaux schémas, consacrer plus de temps à ce qui les passionne et produire un travail d’une valeur plus élevée pour l’entreprise. Les avantages potentiels de l’IA sont également largement acceptés par les dirigeants d’entreprise. Des recherches d’Accenture ont révélé que 3 cadres dirigeants sur 4 croient que s’ils ne développent pas l’intelligence artificielle dans les cinq prochaines années, ils risquent de faire faillite complètement. Ils ne sont pas les seuls à voir la valeur de l’IA au travail non plus.
Les recherches de SnapLogic ont révélé que les employés valorisent aussi l’IA au travail. Les logiciels qui catégorisent les données sont l’un des systèmes les plus recherchés et plusieurs ont été créés pour combattre la fatigue du zoom et augmenter la productivité par diverses approches. 81% des employés croient que l’IA améliore la performance globale au travail, et 89% croient que l’IA pourrait les soutenir dans jusqu’à la moitié de leur charge de travail. Malgré le fait que certains sceptiques affirment qu’ils ne veulent pas travailler avec l’IA, la recherche a montré que 61% des employés tirent une journée de travail plus efficace et productive grâce à l’IA qu’ils utilisent. Fournir aux main-d’œuvre les outils nécessaires pour prospérer deviendra bientôt courant.
L’IA sera cruciale pour libérer tout le potentiel des main-d’œuvre à distance et hybrides, mais elle adoptera une approche descendante pour changer la culture de bureau et revoir les attentes d’affaires dépassées afin de l’exécuter efficacement. Les dirigeants d’entreprise devraient donner à leurs employés le pouvoir de regarder des réunions ultérieurement, lorsqu’ils le pourront, en évitant les informations insignifiantes, car cela permettra plus de flexibilité et un gain de temps substantiel pour tous.
Humphrey Chen, cofondateur et PDG, CLIPr