Redefinir las reuniones en el lugar de trabajo podría ser clave para retener a los empleados durante la Gran Renuncia.
10 de marzo de 2022, 10:00 a. m. EST
Gary Drenik - Colaborador
Una tendencia sin precedentes en todo el país, en la que los empleados abandonan sus puestos de trabajo en busca de mejores oportunidades, conocida como la «Gran Renuncia», tiene a los empleadores en vilo y les está haciendo cambiar su forma de abordar la retención del talento. Desde mejores vacaciones pagadas y flexibilidad laboral hasta salarios medios más altos en varias profesiones, se ha renovado el énfasis en el bienestar de los empleados y en mantener una cultura excelente. Pero un aspecto subestimado que tiene un gran impacto en la retención es la forma en que las organizaciones abordan las reuniones en lo que ahora es la edad de oro del trabajo híbrido y el teletrabajo.
Para debatir sobre la importancia de replantearse las reuniones en el entorno laboral actual, hablé con Humphrey Chen, cofundador y director ejecutivo de CLIPr, una empresa que ofrece una plataforma de indexación de vídeos que utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para permitir la búsqueda de vídeos por transcripción, temas y subtemas. Antes de CLIPr, Chen fue director de Amazon Rekognition y director de producto de VidMob, una empresa de inteligencia de vídeo en rápido crecimiento. CLIPr nació de la pandemia para resolver el reto de hacer que las reuniones fueran más colaborativas, atractivas y fáciles de consultar. En mi conversación con Chen, este explicó por qué los entornos remotos e híbridos están amplificando la Gran Renuncia y cómo las reuniones son fundamentales para este ajuste.
Gary Drenik: ¿Cómo ha afectado la Gran Renuncia a la fuerza laboral y qué medidas adicionales deberían tomar las organizaciones para retener al personal?
Humphrey Chen: La Gran Renuncia ha dado paso a una nueva era de empoderamiento de los empleados. La pandemia de la COVID-19 ha dado a las personas tiempo para reflexionar sobre lo que realmente quieren para sí mismas y de sus empleadores. Está claro que, si no se satisfacen sus necesidades, no tienen miedo de irse a otro sitio. Según una encuesta reciente de Prosper Insights & Analytics, un gran número de trabajadores prevé un cambio de trabajo en los próximos seis meses en los principales grupos de edad, incluidos los de 18 a 24 años (29,4 %), 25 a 34 años (18,8 %) y 35 a 44 años (14,1 %).
El teletrabajo ha amplificado esta tendencia, ya que ahora hay miles de empresas sin fronteras que buscan el mejor talento independientemente de su ubicación geográfica. Para ayudar a retener a los empleados que tienen tantas opciones, las organizaciones deben revisar sus paquetes de prestaciones, sus procesos internos y sus prácticas de incorporación. Las ventajas cosméticas de las startups de la vieja escuela, como las mesas de ping-pong en la sala de descanso, están siendo sustituidas por ventajas realmente significativas para el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y el cuidado personal, como horarios flexibles, subsidios para el bienestar y aquellas que se centran en iniciativas que eliminan los estigmas anticuados en el lugar de trabajo. Por ejemplo, algunas empresas están empezando a ofrecer permisos remunerados por menstruación a las trabajadoras y a las personas transgénero. En general, serán los salarios competitivos, las ventajas laborales, vitales y de bienestar, y las políticas que mejor se adapten al trabajo a distancia o híbrido los que tendrán mayor impacto a la hora de evitar la Gran Renuncia en su empresa.
Drenik: ¿Se han vuelto aún más difíciles las prácticas comerciales habituales ahora que algunos están pasando al trabajo híbrido o remoto? ¿Cree que esto ha afectado a la retención de los trabajadores?
Chen: Sí, por supuesto. Las prácticas empresariales rutinarias que antes eran más o menos involuntarias ahora deben impulsarse activamente en un entorno de trabajo remoto o híbrido. Cosas como la comunicación paralela en torno a los clientes y los resultados, la sincronización diaria de los miembros del equipo y la simple integración básica de los nuevos empleados se han convertido en músculos laborales que necesitan ejercicio y atención constantes. Durante la pandemia, la respuesta de la mayoría de las empresas a estos retos fue celebrar muchas reuniones virtuales. El Índice de Tendencias Laborales de Microsoft reveló que el tiempo dedicado a reuniones virtuales semanales en Teams se ha más que duplicado durante la pandemia, aumentando un 148 % en febrero de 2021 en comparación con el mismo periodo del año anterior. Zoom citó un crecimiento similar en su plataforma de videoconferencias durante el mismo periodo. Añadir más reuniones parecía una gran idea en ese momento, pero rápidamente se convirtió en símbolo de ineficiencia y agotamiento de los trabajadores. Creo que la clave para mejorar la retención y mantener a los empleados satisfechos es reconstruir la forma en que los empleadores ven el objetivo de las reuniones y replantear la forma en que consideramos la asistencia obligatoria. Se pierde mucho tiempo y productividad cuando se exige la asistencia obligatoria a una reunión de una hora de duración en la que solo 10-15 minutos de la discusión son significativos para tu función y responsabilidades específicas en el trabajo.
Drenik: ¿De qué maneras pueden los empleadores mejorar las reuniones para aumentar la retención de empleados?
Chen: Existe un potencial sin explotar en la adopción generalizada de las reuniones virtuales que los empleadores pueden aprovechar para convertir las reuniones en una fuente de datos valiosa y consultable, en lugar de la estructura tradicional y miope. Esto es especialmente cierto ahora que el estigma de grabar las reuniones ha desaparecido casi por completo desde la pandemia. El vídeo es una de las formas de comunicación más importantes que tenemos hoy en día, si no la más importante, y sin embargo también es la más infrautilizada. No se puede escanear un vídeo para encontrar el contenido más valioso de una reunión ni buscar rápidamente palabras clave como se hace con un informe técnico o cualquier forma de comunicación escrita. Deberíamos buscar formas de hacer que las reuniones sean valiosas a posteriori, convirtiéndolas en segmentos digeribles que permitan la colaboración y los comentarios de todo el equipo, y haciendo que esos segmentos se puedan compartir fácilmente por correo electrónico o plataformas de colaboración como Slack.
Con los avances en IA, ahora existe tecnología capaz de lograr esto. Imagina que una reunión ha terminado y puedes comentar un segmento que notificaría a todo el equipo o compartir una «parte» de la reunión con un colega que la necesita para un documento que está redactando. Este es el tipo de colaboración y búsqueda de vídeo de nivel superior que necesitamos. Sin duda, se está trabajando en este ámbito, como se puede ver en empresas como Otter, que se dedican a la transcripción de audio, y otras que ayudan a extraer automáticamente los puntos de acción, pero aún no se ha logrado plenamente. En lugar de ver las reuniones desde su perspectiva tradicional, los empleadores deben considerarlas como un conducto central de comunicación en toda la empresa. También abre el potencial de reuniones opcionales en tiempo real, lo que puede potenciar aún más la flexibilidad en el trabajo.
Drenik: ¿Qué son las reuniones opcionales en tiempo real y cómo cree que funcionan en las empresas?
Chen: La opción en tiempo real se basa en estructuras de reuniones comunes en las que ni siquiera pensamos la mayor parte del tiempo. En la actualidad, cuando un gerente invita al personal a una reunión, ya sea interna o con clientes, se puede seleccionar «sí» o «no». La opción opcional en tiempo real es la tercera opción, en la que aquellos que suelen ser participantes no verbales «observadores silenciosos» pueden ver la versión grabada de esa reunión en una fecha posterior, gracias a tecnologías que permiten realizar búsquedas en el vídeo. Esto no solo dará a los participantes opcionales en tiempo real la flexibilidad de aprovechar mejor ese valioso tiempo durante el día para centrarse en sus propios objetivos, sino que también les permitirá localizar más fácilmente la información relevante dentro de esa reunión, en lugar de saltársela o verla completa. Los mejores talentos no quieren sentir que su trabajo se ve obstaculizado por una abundancia de reuniones y vídeos grabados de las mismas.
Drenik: ¿Esperas que más empleadores aprovechen cada vez más las herramientas para reuniones con el fin de mejorar la experiencia de los trabajadores?
Chen: Espero que suceda simplemente porque no es un problema nuevo, sino uno que ya existía incluso antes de la COVID-19, cuando las reuniones presenciales aún eran la norma. Las empresas dedican mucho tiempo a cambiar los flujos de trabajo y los procesos para mejorar la experiencia de los empleados, pero la gestión de reuniones ha sido un gran reto durante años. Parece que, por fin, la necesidad de un cambio y la tecnología capaz de llevarlo a cabo se han unido para crear una oportunidad perfecta.
Drenik: Gracias , Humphrey, por tus ideas sobre cómo las organizaciones deben replantearse la forma en que ven las reuniones.
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