Aumento de la productividad en entornos de trabajo híbridos
Por Humphrey Chen, 29 de noviembre de 2021 .
La normalización de las reuniones de trabajo grabadas y los avances en inteligencia artificial están dando lugar a innovaciones que nunca se creyeron posibles.
El trabajo remoto e híbrido ha brindado muchas oportunidades nuevas a las empresas, permitiéndoles contratar personal fuera de las reservas de talento limitadas geográficamente y ofrecer nuevos beneficios y flexibilidad a su fuerza laboral. También ha dado lugar a más reuniones virtuales que nunca durante la pandemia para compensar la falta de comunicación interpersonal. El Índice de Trabajo de Microsoft indicó que el tiempo dedicado a reuniones ha aumentado un 148 % desde febrero de 2020. Desgraciadamente, la omnipresencia de las videoconferencias está teniendo el efecto contrario, ya que las frecuentes interrupciones están obstaculizando la productividad y generando frustración entre los empleados. Una encuesta reciente de Korn Ferry muestra que el 67 % de los empleados afirma que no puede concentrarse en su trabajo debido al exceso de reuniones.
Huelga decir que las empresas han estado estudiando cómo solucionar este problema. La mayoría ha comenzado a mantener agendas estrictas, otras han limitado las reuniones a no más de 7 minutos para garantizar que no se pierda tiempo. Estas soluciones provisionales limitan el alcance y el tiempo, pero no logran lo que se necesita: una mejor colaboración en las reuniones. Los líderes empresariales tienen el deber de adaptarse y ser ágiles en este panorama para reforzar la productividad entre sus trabajadores. Las tendencias convergentes, como la normalización de las reuniones grabadas y el avance de la inteligencia artificial (IA), están dando lugar a una innovación en las reuniones que antes se consideraba imposible.
Demasiado de algo bueno: ¿las reuniones están acabando con tu productividad?
Una investigación de The Harvard Business Review muestra que la mayoría de los ejecutivos pasan casi todo el día en reuniones, lo que supone la asombrosa cifra de 23 horas de la semana laboral, en lugar de dedicarse a sus propias tareas. En la misma investigación, el 65 % de los trabajadores afirmaron que las reuniones reducían su productividad en lugar de aumentarla. La microgestión puede crear turbulencias innecesarias en el lugar de trabajo, mientras que los empleados a los que se les da autonomía son más propensos a rendir al máximo. En esencia: hay que replantearse las reuniones. Las plantillas remotas e híbridas plantean una serie de nuevas dificultades, pero también nuevas oportunidades. Los directivos deben recurrir a las nuevas tecnologías para replantearse sus operaciones diarias y optimizar las prácticas empresariales con el fin de beneficiarse de estos cambios.
Vídeo de nuestros socios. Traído a usted por Taboola.
La infografía de Atlassian sobre el tiempo perdido en el trabajo describe las reuniones como una de las principales causas. La mayoría de los profesionales afirman que la mitad del tiempo que dedican a las reuniones es infructuoso y les provoca estrés. Son muy frecuentes los casos de personas que luchan por prestar atención, a menudo perdiendo la batalla y quedándose dormidas. El tiempo perdido se acumula. Atlassian calcula que el coste del tiempo perdido en reuniones asciende a 37 000 millones de dólares en Estados Unidos. Aunque todos hemos oído hablar y hemos tenido que lidiar con las consecuencias de la COVID-19, hay una pandemia silenciosa que se está extendiendo por nuestros lugares de trabajo: la pérdida de productividad debido a las interrupciones constantes que afectan a la concentración de los trabajadores.
Un aspecto positivo de la pandemia es que las normas sociales han cambiado en el lugar de trabajo y ahora es habitual grabar las reuniones. La desaparición de este estigma ha permitido un cambio muy necesario en la forma en que vemos y utilizamos las reuniones una vez que han tenido lugar. La capacidad de revisar las reuniones y tratarlas como una valiosa fuente de datos es fundamental para aumentar su valor. En combinación con la tecnología, permite tomar mejores notas y aumentar la conciencia de los puntos clave que los diferentes equipos consideran más importantes. Esto por sí solo abre nuevas oportunidades para reinventar las reuniones y ayudar a impulsar la productividad cuando el tiempo real es opcional. El vídeo es una de las formas de comunicación más importantes, y menos utilizadas, en el lugar de trabajo.
Utilizar la IA para mejorar las reuniones
La urgente necesidad de extraer información valiosa de las reuniones de forma rápida y eficiente ha permitido que la innovación prospere dentro de la comunidad de IA para vídeo. Según el primer Índice Global de Trabajo Híbrido de Cisco, se ha producido un crecimiento del 200 % en el uso de las capacidades de IA entre julio y septiembre de 2021, lo que apunta al deseo de las personas de mejorar la participación en las reuniones. Esto incluye funciones para reuniones como la reducción de ruido, la traducción y transcripción automáticas, las encuestas y el reconocimiento de gestos.
Empresas como Otter lo han conseguido mediante la transcripción de audio, pero también está ocurriendo con el vídeo, donde se utilizan señales visuales (por ejemplo, diapositivas de presentaciones), junto con el procesamiento del lenguaje natural y la detección de emociones, para indexar el contenido y resaltar los momentos más importantes. Los usuarios pueden acceder rápidamente a lo que necesitan, sin tener que revisar contenido irrelevante para sus tareas habituales. La indexación de contenido y el análisis de vídeo también crean una oportunidad para permitir reuniones «opcionales en tiempo real» con solo los participantes necesarios en las reuniones «en vivo», mientras que otros pueden ver segmentos importantes de una reunión en particular en una fecha posterior.
Accenture publicó recientemente un estudio que concluía que la IA puede aumentar la productividad en el lugar de trabajo en un 40 % o más y aumentar la rentabilidad en un 38 % de media. Los empleados que aprovechan la IA pueden tomar mejores decisiones, descubrir nuevos patrones y dedicar más tiempo a lo que les apasiona, además de producir un trabajo de mayor valor para la empresa. Las ventajas potenciales de la IA también son ampliamente aceptadas por los líderes empresariales. La investigación de Accenture reveló que tres de cada cuatro ejecutivos de alto nivel creen que, si no amplían el uso de la inteligencia artificial en los próximos cinco años, corren el riesgo de desaparecer por completo. Tampoco son los únicos que ven el valor de la IA en el lugar de trabajo.
La investigación de SnapLogic reveló que los empleados también valoran la IA en el lugar de trabajo. El software que clasifica los datos es uno de los sistemas más solicitados y se han creado muchos para combatir la fatiga de Zoom y aumentar la productividad a través de una variedad de enfoques diferentes. El 81 % de los empleados cree que la IA mejora el rendimiento general en el trabajo, y el 89 % cree que la IA podría ayudarles en hasta la mitad de su carga de trabajo. A pesar de que algunos escépticos se muestran reacios a trabajar con la IA, la investigación reveló que el 61 % de los empleados consigue una jornada laboral más eficiente y productiva gracias a la IA que utilizan. Proporcionar a los trabajadores las herramientas que necesitan para prosperar pronto será algo habitual.
La IA será crucial para liberar todo el potencial de las plantillas remotas e híbridas, pero se necesitará un enfoque descendente para cambiar la cultura de la oficina y renovar las expectativas empresariales anticuadas para ejecutarla de manera eficaz. Los líderes empresariales deben empoderar a sus empleados para que vean las reuniones en una fecha posterior, cuando puedan, con la capacidad de omitir la información irrelevante, ya que esto permitirá una mayor flexibilidad y un ahorro de tiempo considerable para todos.
Humphrey Chen, cofundador y director ejecutivo, CLIPr