إعادة تعريف اجتماعات مكان العمل قد يكون مفتاحًا للاحتفاظ بالموظفين خلال فترة الاستقالات الجماعية
10 مارس 2022، الساعة 10:00 صباحًا بتوقيت شرق الولايات المتحدة
غاري درينيك - مساهم
أدى اتجاه غير مسبوق على الصعيد الوطني يتمثل في ترك الموظفين لوظائفهم بحثًا عن فرص أفضل، والذي أطلق عليه اسم "الاستقالة الكبرى"، إلى إرباك أرباب العمل وتغيير طريقة تعاملهم مع الاحتفاظ بالمواهب. من تحسين إجازات الموظفين ومرونة العمل إلى رفع متوسط الأجور في عدد من المهن، هناك تركيز متجدد على رفاهية الموظفين والحفاظ على ثقافة ممتازة. لكن أحد المجالات التي لا تحظى بالاهتمام الكافي والتي تؤثر بشكل كبير على الاحتفاظ بالموظفين هو الطريقة التي تتعامل بها المؤسسات مع الاجتماعات في ما يُعرف الآن بالعصر الذهبي للعمل الهجين والعمل عن بُعد.
لمناقشة مدى أهمية إعادة التفكير في الاجتماعات في بيئة العمل الحالية، تحدثت مع همفري تشين، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة CLIPr، وهي شركة توفر منصة لفهرسة مقاطع الفيديو باستخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لتسهيل البحث عن مقاطع الفيديو من خلال النصوص والمواضيع والمواضيع الفرعية. قبل CLIPr، كان تشين رئيسًا لـ Amazon Rekognition ومديرًا للمنتجات في شركة VidMob المتخصصة في ذكاء الفيديو والتي تشهد نموًا سريعًا. نشأت CLIPr من جراء الجائحة لحل هذه التحدي المتمثل في جعل الاجتماعات أكثر تعاونًا وتفاعلًا وأسهل في الرجوع إليها. في مناقشتي مع تشين، ناقش سبب تضخيم البيئات البعيدة والهجينة لظاهرة الاستقالة الكبرى وكيف أن الاجتماعات تلعب دورًا محوريًا في هذا التكيف.
غاري درينيك: كيف أثرت "الاستقالة الكبرى" على القوى العاملة وما هي الإجراءات الإضافية التي يجب على المؤسسات اتخاذها للاحتفاظ بالموظفين؟
همفري تشين: لقد أدى "الاستقالة الكبرى" إلى ظهور عصر جديد من تمكين الموظفين. فقد منحت جائحة كوفيد-19 الناس الوقت للتفكير في ما يريدونه حقًا لأنفسهم ومن أرباب العمل. ومن الواضح أنهم لا يخشون الانتقال إلى مكان آخر إذا لم يتم تلبية احتياجاتهم. وفقًا لمسح أجرته مؤخرًا شركة Prosper Insights & Analytics، يتوقع عدد كبير من العمال تغيير وظائفهم في الأشهر الستة المقبلة في الفئات العمرية الرئيسية، بما في ذلك 18-24 (29.4٪)، 25-34 (18.8٪) و35-44 (14.1٪).
وقد أدى العمل عن بُعد إلى تضخيم هذا الاتجاه، لأننا نمتلك الآن آلاف الشركات التي لا تعرف الحدود، والتي تبحث جميعها عن أفضل المواهب بغض النظر عن الموقع الجغرافي. وللمساعدة في الاحتفاظ بالموظفين الذين لديهم العديد من الخيارات، يجب على المؤسسات مراجعة حزم المزايا والعمليات الداخلية وممارسات التعيين. يتم التخلص تدريجياً من المزايا التجميلية القديمة للشركات الناشئة، مثل طاولات تنس الطاولة في غرفة الاستراحة، لصالح مزايا ذات مغزى حقيقي لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية والعناية الذاتية، مثل ساعات العمل المرنة وبدلات الرفاهية، وتلك التي تركز على المبادرات التي تزيل الوصمات القديمة في مكان العمل. على سبيل المثال، بدأت بعض الشركات في تقديم إجازة مدفوعة الأجر للمرأة والعاملين المتحولين جنسياً أثناء الدورة الشهرية. بشكل عام، ستكون الأجور التنافسية والمزايا المتعلقة بالعمل والحياة والعافية والسياسات التي تتكيف بشكل أفضل مع العمل عن بُعد أو الهجين هي الأكثر تأثيرًا في تجنب الاستقالة الجماعية في شركتك.
درينيك: هل أصبحت الممارسات التجارية العادية أكثر صعوبة الآن بعد أن انتقل البعض إلى العمل الهجين أو عن بُعد؟ هل تعتقد أن هذا قد أثر على الاحتفاظ بالموظفين؟
تشين: نعم، بالتأكيد. الممارسات التجارية الروتينية التي كانت غير طوعية إلى حد ما يجب الآن دفعها بنشاط في بيئة عمل عن بُعد أو مختلطة. أصبحت أمور مثل التواصل الجانبي حول العملاء والنتائج المتوقعة، ومزامنة أعضاء الفريق على أساس يومي، والتكامل الأساسي للموظفين الجدد، كلها عوامل عمل تحتاج إلى ممارسة واهتمام مستمرين. خلال الوباء، كان رد معظم الشركات على هذه التحديات هو عقد الكثير من الاجتماعات الافتراضية. وجد مؤشر اتجاهات العمل من Microsoft أن وقت الاجتماعات الأسبوعية الافتراضية على Teams قد تضاعف أكثر من مرتين خلال الجائحة، حيث ارتفع بنسبة 148٪ في فبراير 2021 مقارنة بالفترة نفسها من العام السابق. أشارت Zoom إلى نمو مماثل على منصة مؤتمرات الفيديو الخاصة بها في نفس الفترة الزمنية. بدا إضافة المزيد من الاجتماعات فكرة رائعة في ذلك الوقت، ولكنها سرعان ما أصبحت رمزًا لعدم الكفاءة وإرهاق الموظفين. أعتقد أن مفتاح تحسين الاحتفاظ بالموظفين وإبقائهم سعداء هو إعادة بناء الطريقة التي ينظر بها أرباب العمل إلى هدف الاجتماعات وإعادة صياغة الطريقة التي ننظر بها إلى الحضور الإلزامي. يتم إهدار الكثير من الوقت والإنتاجية عندما يكون الحضور إلزاميًا في اجتماع مدته ساعة، حيث لا يكون سوى 10-15 دقيقة من المناقشة ذات مغزى بالنسبة لوظيفتك ومسؤولياتك المحددة.
درينيك: ما هي الطرق التي يمكن لأصحاب العمل اتباعها لتحسين الاجتماعات من أجل زيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين؟
تشين: هناك إمكانات غير مستغلة في اعتماد الاجتماعات الافتراضية السائدة يمكن لأصحاب العمل الاستفادة منها لجعل الاجتماعات مصدرًا قيمًا للبيانات يمكن الرجوع إليه بدلاً من الهيكل التقليدي القصير النظر. وهذا صحيح بشكل خاص الآن بعد أن اختفت وصمة العار المرتبطة بتسجيل الاجتماعات منذ انتشار الوباء. الفيديو هو أحد أهم أشكال الاتصال المتاحة لنا اليوم، إن لم يكن أهمها، ومع ذلك فهو أيضًا الأقل استخدامًا. لا يمكنك مسح مقطع فيديو ضوئيًا للعثور على المحتوى الأكثر قيمة من اجتماع ما أو البحث بسرعة عن كلمات رئيسية كما تفعل مع ورقة بيضاء أو أي شكل مكتوب من أشكال التواصل. يجب أن نبحث عن طرق لجعل الاجتماعات ذات قيمة بعد انتهائها من خلال تحويلها إلى أجزاء سهلة الفهم للسماح بالتعاون على مستوى الفريق والتعليق، وجعل هذه الأجزاء سهلة المشاركة عبر البريد الإلكتروني أو منصات التعاون مثل Slack.
مع التقدم في مجال الذكاء الاصطناعي، أصبح هناك الآن تقنية قادرة على تحقيق ذلك. تخيل أن اجتماعًا انتهى وكنت قادرًا على التعليق على جزء منه لإعلام الفريق بأكمله أو مشاركة "جزء" من الاجتماع مع زميل يحتاج إليه لوثيقة يكتبها. هذا هو نوع التعاون والبحث بالفيديو من المستوى التالي الذي نحتاجه. هناك بالتأكيد عمل يتم القيام به في هذا المجال، حيث ترى شركات مثل Otter تقوم بنسخ الصوت وشركات أخرى تساعد في سحب عناصر العمل تلقائيًا، ولكن هذا لم يتحقق بالكامل بعد. بدلاً من النظر إلى الاجتماعات من منظورها التقليدي، يجب على أصحاب العمل النظر إليها على أنها قناة اتصال مركزية عبر الشركة. كما أنها تفتح الباب أمام إمكانية عقد اجتماعات اختيارية في الوقت الفعلي، مما يمكن أن يعزز مرونة العمل بشكل أكبر.
درينيك: ما هي الاجتماعات الاختيارية في الوقت الفعلي وكيف ترى عملها في الشركات؟
تشين: الخيار في الوقت الفعلي يستند إلى هياكل الاجتماعات الشائعة التي لا نفكر فيها في معظم الأحيان. في الوقت الحالي، عندما يدعو المدير الموظفين إلى اجتماع، سواء كان داخليًا أو مع العملاء، يمكنك اختيار "نعم" أو "لا". الخيار الاختياري في الوقت الفعلي هو الخيار الثالث حيث يمكن للمشاركين غير اللفظيين الذين عادةً ما يكونون "مراقبين" مشاهدة النسخة المسجلة من ذلك الاجتماع في وقت لاحق، وهي نسخة مزودة بتقنيات تجعل الفيديو قابلاً للبحث. لن يمنح هذا الخيار المشاركين الاختياريين في الوقت الفعلي المرونة اللازمة للاستفادة بشكل أفضل من ذلك الوقت الثمين خلال اليوم للتركيز على إنجازاتهم الخاصة فحسب، بل سيسمح لهم أيضًا بالعثور على المعلومات ذات الصلة بسهولة أكبر داخل ذلك الاجتماع بدلاً من تخطيه أو مشاهدته بالكامل. لا يرغب كبار المواهب في الشعور بأن عملهم يتأثر سلبًا بوفرة الاجتماعات ومقاطع الفيديو المسجلة للاجتماعات.
درينيك: هل تتوقع أن يزداد عدد أرباب العمل الذين يستفيدون من أدوات الاجتماعات لتحسين تجارب الموظفين؟
تشين: أتوقع أن يحدث ذلك ببساطة لأنه ليس مشكلة جديدة، بل مشكلة كانت موجودة حتى قبل جائحة كوفيد-19 عندما كانت الاجتماعات الشخصية لا تزال سائدة. تقضي الشركات وقتًا طويلاً في تغيير سير العمل والعمليات لتحسين تجربة الموظفين، لكن إدارة الاجتماعات كانت تمثل تحديًا كبيرًا لسنوات. يبدو أن الحاجة إلى التغيير والتكنولوجيا القادرة على تحقيقه قد التقت أخيرًا لخلق فرصة مثالية.
دريك: شكراً، همفري، على رؤيتك الثاقبة حول ضرورة إعادة النظر في الطريقة التي تنظر بها المؤسسات إلى الاجتماعات.
تحقق من موقعي.
