زيادة الإنتاجية في بيئات العمل المختلطة
أدى تطبيع تسجيل اجتماعات العمل وتقدم الذكاء الاصطناعي إلى ظهور ابتكارات لم تكن متوقعة من قبل.
لقد أتاح العمل عن بُعد والعمل المختلط العديد من الفرص الجديدة للشركات، مما سمح لها بتوظيف مواهب من خارج نطاقها الجغرافي وتقديم مزايا ومرونة جديدة لقوتها العاملة. كما أدى ذلك إلى عقد المزيد من الاجتماعات الافتراضية خلال الجائحة أكثر من أي وقت مضى لتعويض النقص في التواصل بين الأشخاص. أشار مؤشر العمل من Microsoft إلى أن الوقت الذي يقضيه الموظفون في الاجتماعات قد ارتفع بنسبة 148 في المائة منذ فبراير 2020. لسوء الحظ، فإن انتشار مؤتمرات الفيديو له تأثير عكسي، حيث يسبب إحباطًا للموظفين لأن الانقطاعات المتكررة تعيق الإنتاجية. أظهر استطلاع أجرته Korn Ferry مؤخرًا أن 67 في المائة من الموظفين أفادوا بأنهم غير قادرين على الانخراط في عملهم بسبب كثرة الاجتماعات.
وغني عن القول أن الشركات تبحث عن طرق لحل هذه المشكلة. وقد بدأت الغالبية في وضع جداول أعمال صارمة، بينما حددت شركات أخرى مدة الاجتماعات بـ 7 دقائق كحد أقصى لضمان عدم إضاعة الوقت. وتحد هذه الإصلاحات من النطاق والوقت، ولكنها لا تحقق ما هو مطلوب: تعاون أفضل في الاجتماعات. يقع على عاتق قادة الأعمال واجب التكيف والتحلي بالمرونة في هذا المجال لتعزيز إنتاجية موظفيهم. وتؤدي الاتجاهات المتقاربة، بما في ذلك تطبيع تسجيل الاجتماعات وتقدم الذكاء الاصطناعي (AI)، إلى ظهور ابتكارات في مجال الاجتماعات لم تكن متصورة من قبل.
الإفراط في الشيء الجيد: هل الاجتماعات تقتل إنتاجيتك؟
تظهر الأبحاث التي أجرتها مجلة هارفارد بيزنس ريفيو أن معظم المديرين التنفيذيين يقضون معظم يومهم في الاجتماعات، أي ما يقارب 23 ساعة من أسبوع العمل، بدلاً من التركيز على إنجاز مهامهم. وفي نفس البحث، أفاد 65 في المائة من الموظفين أن الاجتماعات تقلل من إنتاجيتهم بدلاً من تعزيزها. يمكن أن تؤدي الإدارة التفصيلية إلى إحداث اضطرابات غير ضرورية في مكان العمل، في حين أن الموظفين الذين يتمتعون بالاستقلالية هم أكثر عرضة لتقديم أفضل أداء لهم. باختصار: يجب إعادة تنظيم الاجتماعات. تأتي القوى العاملة عن بُعد والمختلطة مع مجموعة متنوعة من الصعوبات الجديدة - ولكن أيضًا مع فرص جديدة. يجب على المديرين البحث عن تقنيات جديدة لإعادة صياغة عملياتهم اليومية وتحسين ممارسات الأعمال للاستفادة من هذه التغييرات.
فيديو من شركائنا مقدم من Taboola
8 من كل 10 أمريكيين يفشلون في هذا الاختبار العسكري. هل يمكنك اجتيازه؟ grizly.com
تصور الرسوم البيانية التي أعدتها شركة Atlassian حول الوقت الضائع في العمل أن الاجتماعات هي السبب الرئيسي في ذلك. يفيد معظم المهنيين أن نصف الوقت الذي يقضونه في الاجتماعات لا يجدي نفعًا ويجعلهم يشعرون بالتوتر. وتنتشر قصص عن صعوبة التركيز، وغالبًا ما يخسرون المعركة وينامون. ويتراكم الوقت الضائع. تقدر Atlassian تكلفة الوقت الضائع في الاجتماعات بـ 37 مليار دولار في الولايات المتحدة. بينما سمعنا جميعًا عن تداعيات Covid-19 وتعاملنا معها، هناك جائحة صامتة تجتاح أماكن عملنا: إنتاجية نفقدها بسبب المقاطعات المستمرة لتركيز العامل.
من الجوانب الإيجابية للوباء أن المعايير الاجتماعية قد تغيرت في مكان العمل وأصبح تسجيل الاجتماعات أمراً شائعاً. وقد أدى إزالة هذا الوصم إلى إحداث تغيير مطلوب بشدة في طريقة نظرتنا إلى الاجتماعات واستخدامنا لها بعد انعقادها. إن القدرة على مراجعة الاجتماعات والتعامل معها كمصدر قيم للمعلومات أمر أساسي لزيادة قيمتها. وبالاقتران مع التكنولوجيا، فإنها تتيح تدوين الملاحظات بشكل أفضل وزيادة الوعي بالنقاط الرئيسية التي تجدها الفرق المختلفة أكثر أهمية. وهذا وحده يفتح فرصًا جديدة لإعادة ابتكار الاجتماعات والمساعدة في زيادة الإنتاجية عندما يكون الوقت الفعلي اختياريًا. يعد الفيديو أحد أكثر أشكال الاتصال أهمية في مكان العمل، ولكنه لا يستخدم بالشكل الكافي.
استخدام الذكاء الاصطناعي لتحسين الاجتماعات
الحاجة الملحة لاستخراج المعلومات القيمة من الاجتماعات بسرعة وكفاءة قد سمحت للابتكار بالازدهار داخل مجتمع الذكاء الاصطناعي للفيديو. وفقًا لمؤشر Cisco Global Hybrid Work Index الأول، فقد كان هناك نمو بنسبة 200 في المائة في استخدام قدرات الذكاء الاصطناعي من يوليو إلى سبتمبر 2021، مما يشير إلى رغبة الناس في تحسين المشاركة في الاجتماعات. ويشمل ذلك ميزات الاجتماعات مثل تقليل الضوضاء والترجمة التلقائية والنسخ والاستطلاعات والتعرف على الإيماءات.
حققت شركات مثل Otter ذلك من خلال النسخ الصوتي، ولكنه يحدث أيضًا مع الفيديو، حيث تُستخدم الإشارات المرئية (مثل شرائح العرض التقديمي)، إلى جانب معالجة اللغة الطبيعية واكتشاف المشاعر، لفهرسة المحتوى وإبراز اللحظات الأكثر أهمية. يمكن للمستخدمين الوصول إلى ما يحتاجون إليه بسرعة، دون الحاجة إلى البحث في المحتوى غير ذي الصلة بمهامهم الروتينية. كما أن فهرسة المحتوى وتحليل الفيديو يتيحان فرصة لعقد اجتماعات "اختيارية في الوقت الفعلي" مع المشاركين الضروريين فقط في الاجتماعات "المباشرة"، بينما يمكن للآخرين مشاهدة أجزاء مهمة من اجتماع معين في وقت لاحق.
أصدرت شركة Accenture مؤخرًا دراسة خلصت إلى أن الذكاء الاصطناعي يمكن أن يزيد الإنتاجية في مكان العمل بنسبة 40 في المائة أو أكثر، ويزيد الربحية بنسبة 38 في المائة في المتوسط. يمكن للموظفين الذين يستفيدون من الذكاء الاصطناعي اتخاذ قرارات أفضل، واكتشاف أنماط جديدة، وتركيز المزيد من الوقت على ما يثير شغفهم، وإنتاج عمل ذي قيمة أعلى للشركة. كما أن المزايا المحتملة للذكاء الاصطناعي مقبولة على نطاق واسع من قبل قادة الأعمال. وجدت أبحاث Accenture أن 3 من كل 4 من كبار المديرين التنفيذيين يعتقدون أنهم إذا لم يوسعوا نطاق استخدام الذكاء الاصطناعي في السنوات الخمس المقبلة، فإنهم يخاطرون بالخروج من السوق تمامًا. وهم ليسوا الوحيدين الذين يرون قيمة الذكاء الاصطناعي في مكان العمل.
أظهرت أبحاث SnapLogic أن الموظفين يقدرون الذكاء الاصطناعي في مكان العمل أيضًا. تعد البرامج التي تصنف البيانات من أكثر الأنظمة طلبًا، وقد تم إنشاء العديد منها لمكافحة إجهاد الزووم وزيادة الإنتاجية من خلال مجموعة متنوعة من الأساليب المختلفة. يعتقد 81 في المائة من الموظفين أن الذكاء الاصطناعي يحسن الأداء العام في العمل، ويعتقد 89 في المائة أن الذكاء الاصطناعي يمكن أن يدعمهم في ما يصل إلى نصف عبء عملهم. على الرغم من أن بعض المتشككين يتخذون موقفًا بعدم الرغبة في العمل مع الذكاء الاصطناعي، أظهرت الأبحاث أن 61 في المائة من الموظفين يحققون يوم عمل أكثر كفاءة وإنتاجية من الذكاء الاصطناعي الذي يستخدمونه. سيصبح تزويد القوى العاملة بالأدوات التي تحتاجها للنجاح أمرًا شائعًا قريبًا.
ستكون الذكاء الاصطناعي عاملاً حاسماً في إطلاق العنان للإمكانات الكاملة للقوى العاملة عن بُعد والمختلطة، ولكن الأمر سيتطلب اتباع نهج من أعلى إلى أسفل لتغيير ثقافة المكتب وتجديد التوقعات التجارية القديمة لتنفيذه بفعالية. يجب على قادة الأعمال تمكين موظفيهم من مشاهدة الاجتماعات في وقت لاحق عندما يكونون قادرين على ذلك، مع القدرة على تجاوز المعلومات غير المهمة، لأن ذلك سيتيح مزيداً من المرونة وتوفيراً كبيراً للوقت للجميع.
همفري تشين، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي، CLIPr